パワーポイント（パワポ）の資料作りを速くして、時間短縮したいと悩んでいませんか？
プレゼン資料と言えば、パワポが定番ソフトの方が多いと思います。
ビジネスマンなら使ったことない人がいないと言っても良いのではないでしょうか。
このパワポを使った資料作りが、なかなかの曲者です。
作ったことのある人は経験あるかと思いますが、結構大変で手間と時間がメチャクチャかかります。
「何とか素早く作ることはできないものか？」と悩んでいる人は多いと思います。
私も最初はそうでした。
資料を作ろうとパワポ画面を見てフリーズ状態。
あれこれ考えているのですが、全く手が進まず。
資料を作ってみては修正、文字の表現が気になり入れ替えしたり。
20ページ程のパワポ資料を作るのに、何時間かかったことか。
いざ完成させて上司の前で発表練習したら、話の流れが悪いだの、スライドが見づらいから1枚を2枚に分けろだの、表を1枚にまとめろだの・・・まあ色々やり直しが多いこと。
正直、「またやるの？」という感じです。
でも、このパワポ資料を倍速で作る方法を使ってからは、かなり時間を短縮して作ることができるようになりました。
倍速です。
作る内容によっては、それ以上に速く作れます。
今はまだパワポを使ってない人も、これから使う可能性があります。
というか、多分絶対に使う日が来ます。
しっかり、素早く作れれば、周りから一目置かれると思いますし、何より自分がラクです！
だまされたと思って、一度試してみて頂ければと思います。
「パワポ資料を倍速でサクサク作れる”８つの手順”」を紹介します。
パワポ資料作りで大変なところ
パワポ資料作りで大変なところは、だいたい次のようなことです。
☑そもそも作成自体に時間がかかる。
☑何から手を付けてよいか想像するだけで頭がいっぱいになってしまい、手を付けられない。
または手を付けるのが遅くなってしまう。
☑スライド作りで、うまくまとめられない。
1枚のスライドに 時間をかけてすぎてしまい、次のスライド作りになかなか進まない。
☑スライドを作ってみたものの、プレゼンの話と内容が微妙に合わず、スライドの作り直しや細かい修正が終わらず、時間がかかる。
☑スライドを作ることに時間をかけすぎてしまい、話す内容の方がおろそかになってしまう。
スライド完成後に話す内容を考えるが、時間が足りずうまく説明ができない原稿になり、グダグダになってしまう。
いかがでしょうか。
どれも”あるある”ではないでしょうか。
ただでさえ忙しいのだから、出来るだけ速く作ってしまいたいですよね。
パワポ資料作りの目的を再確認すると倍速で作れる
パワポ資料作りを倍速にするために、目的を再確認しておきます。
パワポ資料作りの目的は、言うまでもなく「プレゼン」のためです。
プレゼンで大事なのは、パワポの資料作りではありません。
本来の目的は、「パワポ資料作り」でなく、「プレゼンをして、相手に伝わり、相手を動かすこと」です。
この大前提を忘れると、どんなにきれいなパワポのスライドを作っても、どんなにカッコいいアニメーションや動画を入れても、どんなにカラフルなスライドでも、「ダメ」です。
相手に伝わらなかったり、相手を動かすことができなければ、そのプレゼンは失敗です。
逆に言うと、パワポ資料そのものは、そこまで凝った作りでなくても大丈夫です。
むしろ、できるだけ簡単な方がいいとさえ思います。
難しいより簡単な方が伝わるに決まってるからです。
それに関する名言はたくさんあります。
シンプル イズ ベスト
難しいことを易しく、易しいことを深く、深いことを面白く
（井上ひさし 小説家・劇作家）
単純であることは究極の洗練だ
（レオナルド・ダ・ヴィンチ）
一流は、難しいことを簡単に説明する。
二流は、難しいことを難しく説明する。
三流は、簡単なことを難しく説明する。
（同じようなことをたくさんの人が言っています（イチロー、野村克也、桐生稔、中島孝志、スティーブ・シーボルト・・・敬称略））
簡潔に単純にしておけ
（ケリー・ジョンソン：米国・航空機製造会社・ロッキード社の軍事関連の秘密開発部門スカンクワークスの技術者）
シンプルさはすべての真のエレガンスの基調です
（ココ・シャネル）
もしシンプルに説明できないならば、それをよく理解していないということだ
（アルベルト・アインシュタイン）
まだまだありますが、このように、難しいことをいかに簡単に説明できるかが重要です。
専門用語を並べて話をされるより、中学生でもわかる言葉で話しをされた方がわかりやすいです。
相手が理解できて、相手に伝わらないと、相手を動かすことができません。
だからできるだけ簡単に作ります。
簡単に作ることは、難しく作るより資料を速く作れることになります。
文字を多くして難しく説明するより、文字を少なくして簡単に説明した方が、入力する文字数が少なくなるからです。
表やグラフも同様です。
簡単にすると、入力そのものが減るので、時間短縮できます。
つまり、できるだけ簡単に作ることが、パワポ資料を倍速で作るのにつながります。
パワポ資料を倍速でサクサク作る方法
ここからは、パワポ資料を倍速で作る具体的な方法になります。
パワポ資料作成を具体的な８つの手順に分けて進めていきます。
順番にやればパワポ資料作成にかける時間が半分になりますので、一つずつやってみて下さい。
手順１．構想を書き出す
さあ！パワポを作るぞ！
…と、ここでいきなりパソコンに向かってはいけません。
パワポ資料が早く作れない人がやってしまいがちなのが、いきなりパワポ資料を作ろうとしてしまうことです。
いきなりパワポを開いてしまうと、パワポの画面と、にらめっこしている時間が生まれてしまいます。
ここは早く作りたい気持ちをグッとこらえましょう！
まずはテーマを始めとした構想を書き出します。
話したい内容、伝えたい内容、結論などを一通り書き出します。書き出した内容を全て資料に盛り込むわけではありません。後々の構成を考えたり、話を展開させていくときにも使えるネタを、どんどんリストアップしていきます。
リストアップの仕方も色々あります。どれか1個にしないといけないわけではありません。やってみて、やりやすいやり方、好きなやり方でいいと思います。
１．A4コピー用紙に書きなぐる
どこにでもあるA4コピー用紙にに、ただひたすら順不同にどんどん書いていきます。アイデア出しなので、ここでは良し悪しの判断はせずに、グルーピングもせずにどんどん書き出していきます。整理するのは後です。
２．ふせん1枚に1キーワードで書いていく
スマホの半分くらいの大きさのふせんを使い、1枚につき1キーワードで書いていきホワイトボードや広いテーブルに貼っていきます。アイデア出しの段階なので、先ほどのA4用紙に書きなぐるのと同じでどんどん書いていきます。
こちらの方が1枚1キーワードなので、後でグルーピングしやすいです。ですが大量のふせんを使うので、終わった後のごみ箱があふれます。環境問題や費用が気になる方はA4用紙に書きなぐる方式がいいかもしれません。
３．スマホのメモ機能を使う
出先や移動中にアイデア出しをしたいときに便利です。スマホのメモ機能にひたすら打ち込んでいきます。こちらは後で自分のPCにメール送信できたり、コピペもラクなのがいいです。
アナログの手書きか、デジタルのスマホか、どちらがいいかについては、アイデア出しの段階では手書きの方がいいかと思っています。慣れるとどんどん書けます。
でも移動中はスマホがいいですね。
その他の資料もリストアップする
必要になりそうな資料、写真などもリストアップしておきます。既にあるものなのか、簡単に手に入るものなのか、準備に時間がかかるものなのかも確認しておきます。
入手が簡単なものは、いつでも手に入るので後回しでいいです。入手や作成に時間がかかるものは、あらかじめ依頼や準備を進めます。いつ必要か、準備にどれくらいかかるのかの見込みを立てておき、前もって準備を進めておきます。誰かにお願いするものがあれば、先に依頼しておきましょう。
ここで集めた資料は後で出る手順６で使います。
手順２．大きな流れを決める。
次に伝えたいことは何か？を考え、大きな流れを決めます。
・タイトル
・現状
・問題提起
・解決策と根拠
・まとめ
これらを考え、大きな流れを決めます。
手順１でリストアップした内容を基にグルーピングして、並び替えて大きな流れの下にぶら下げていきます。
グルーピングは同じ内容や近い内容のものをまとめることです。
大きな流れの下にぶら下げたら、その中でまたさらにグルーピングをして並べ替えます。例えば、現状の項目なら、その中でもグループ化できるものをまとめるということです。現状の問題の要因が、内部要因なのか外部要因なのかや、仮に内部要因なら要因が人なのか部署なのかシステムなのか、にまとめるということです。
この並べ替えの作業をするときは、ふせんでやると便利です。
手順３．肉付けする
大きな流れと、その下にぶら下がるグルーピングができたら、さらに肉付けし、大きな流れから、もう少し小さな流れまでを作ります。
具体的には、グルーピングの順番を並べ替えます。
話の流れが通りやすい順番にします。
補足が必要な個所などは、箇条書きで構わないので、各項目の下に書き足していきます。話の流れを整えるために資料などが必要な場合は、ここでその必要性を確認します。
順番が整うと、このような感じになります。
・タイトル
・現状
1：〇〇
2：〇〇
3：〇〇
・問題提起
1：〇〇
2：〇〇
3：〇〇
・解決策と根拠
1：〇〇 （+資料）
2：〇〇
3：〇〇 （+資料）
・まとめ
1：〇〇
2：〇〇
3：〇〇
これで次に進みます。
手順４．文章化する
大きな流れ、小さな流れが決まったら、文章化していきます。
話す原稿を作って、一旦書き上げます。
ここがポイントです。
パワポ資料を作るときに時間がかかってしまう原因の一つは、スライドを作ってからのやり直しです。スライド1枚作るのに30分かかるとして、一度作ったスライドを3枚直したら、それだけで1時間半です。正直、萎えます。テンションがかなり下がります。
だからやり直しを極力少なくするために、スライドを先に作るのではなくて、話す原稿を先に作りましょう。話すことが決まれば、スライドの大幅な直しは、かなり少なくなります。
プレゼンのメインは話すことです。話して伝えることです。話して動かすことです。
パワポの資料は、表やグラフや図などで視覚的にわかりやすくするための、プレゼンの話を補助するものとして使います。
ここを間違ってしまうと、スライドはきれいだけども、話のつながりが何となく悪いプレゼンになってたりします。つじつまを無理やり合わせたような話になって、相手の心にすんなりと入っていかないプレゼンになったりします。
プレゼンのメインは話すこと。パワポは補助。これで行きましょう。
また、文章を作るときに気を付けるのは、「簡単に」、「わかりやすい」言葉を使うことです。専門用語は極力使わないことです。難しい漢字や熟語は使わないことです。自分の文章がわかりやすいかどうかの判断基準は、中学生でも聞いてわかるか？です。中学生が聞いてわかればOKです。
手順３で話の流れができているので、この時点で原稿がなくてもある程度プレゼンができる状態になっています。文章化はほとんど悩まなくてもできるのではないかと思います。後はつなぎの言葉などを整えれば、ほぼ文章化は完了です。
出来上がったら声に出して読んでみて下さい。
書いてある文章を読むと理解できても、話し言葉で聞くと、理解しづらいところが出てきます。話す側からしても話しづらいところが出てきます。それを修正するため、原稿が出来上がったら声に出して読みます。
これですんなり読めて、内容が頭に入ってくれば、文章化が完了です。
手順５．パワポスライドの作成準備をする
文章が書けたら、パワポスライド作成の準備になります。
まだパワポは開きません。
ここでは絵コンテでコマ割りをしていきます。
文章に合ったスライドを１コマ１コマ当てはめて決めていきます。
どの図、グラフ、表、文字、写真、資料などを入れて、どう配置するのかを手書きで書いていきます。
もう文章の内容と順番は決まっているので、悩み不要です。１コマ１コマ落とし込んでいくだけです。
基本は、１スライドに１キーワードになるようにコマを作ります。
仮に１スライドで5キーワードくらいあり、1スライドで１分以上話されると、聞いている側は非常に長く感じます。
眠ってくれと言っているようなものです。
内容にもよりますが、スライドはテンポ良く変わるようにコマ割りしていきます。
手順６．必要な資料、写真などを確認し、集める
手順１でリストアップした資料、写真などを集めます。
時間がかかるものは先に依頼しておいたはずなので、このタイミングで入手します。
スライドを作りながら「あの資料が必要だ」「この写真を入手しよう」とやると、待ち時間が発生するので、時間がかかります。
必要なものは手元に置いておくようにします。
手順７．パワポを開いて、スライド作成する
ここでようやくパワポの出番です。
絵コンテで作ったコマを１コマ１コマ、パワポスライドに作っていきます。
資料、写真、文字などを絵コンテの通りに入力していきます。
絵コンテの出来具合によりますが、わかりやすく作ってあれば、他の誰かに依頼することも可能です。基本は絵コンテの通りに作るだけなので、パワポが使える方に依頼すれば、それなりに作ってもらえるはずです。
人に作ってもらえれば、パワポはもはや自分で触る必要さえありません。
手順８．体裁を整える
手順７で作ったスライドの体裁を整えます。
文字ズレや、フォント違い、色の確認、枠からはみ出たりしていないか、アニメーションや動画が動くかなど、体裁を整えます。
最後はスライドショーで通しで確認します。
こうして体裁を整えたらパワポ資料は完成です。
話す原稿もできていますので、後は練習あるのみです。
繰り返しになりますが、プレゼンは相手に伝え、相手を動かすことです。
立派な資料、原稿があっても、棒読みでは相手に伝わりません。
しっかり練習して相手に伝わるものにしましょう！
まとめ
以上、「パワポ資料を倍速で作る”８つの手順”」でした。
まとめると、
手順１．構想を書き出す
手順２．大きな流れを決める。
手順３．肉付けする
手順４．文章化する
手順５．パワポスライドの作成準備をする
手順６．必要な資料、写真などを確認し、集める
手順７．パワポを開いて、スライド作成する
手順８．体裁を整える
パワポでプレゼン資料を作るときには、いきなりパワポを開くのはやめましょう。
構想を考え、大まかな流れを決め、肉付けをして、文章化したあと、その文章に合ったスライドを1コマ1コマ用意して、パワポは発表を補完するものとして使いましょう。
パワポを使うのは最後の最後で、プレゼンのストーリーも全部出来上がった後にパワポスライドを作るので、スライドを作りながら悩む時間が少なくなります。
また、最初にストーリーが出来上がっているので、作り直しも減ります。原稿から作っているので、話の流れも違和感なく相手に伝わります。流れがいいと自分も話しやすくなります。流れがいいと、話も覚えやすいです。
もういいことずくめです。
試しにやってみると、普段作るよりもかなり早く出来上がるのを実感できると思うので、試して頂ければと思います。
パワポの資料もサクサク作って、効率的に仕事を進めていきましょう！
パワポ資料作りの手順がわかったら、次は実際のパワポ資料作成に移っていきます。
→プレゼンで相手に刺さるパワーポイント資料の作り方を紹介していますので、下のリンクからどうぞ
