あなたが仕事でエクセルを使っていたら、仕事が速くなる使い方を知りたいと思いませんか？
エクセルは便利なソフトですが、機能が多すぎて、一体どの機能を使ったら、効果的に仕事が速くできるのか、迷う事もありますよね？
今回は「エクセルで仕事が速くなる方法」を紹介します。
エクセルで仕事が速くなる方法
エクセルで仕事が速くなる方法です。
エクセルにあるたくさんの便利機能の中から、仕事を効率的するために優先順位の高いものをピックアップして紹介します。
各項目に詳細を紹介しているリンク先を貼っておきましたので、より詳しく知りたい方は、リンク先を参考にしてみて下さい。
関数を使用する
エクセルには、多くの数学的計算を自動的に行うことができる関数があります。
これらの関数を使用することで、手作業での計算時間を短縮することができます。
エクセルには多くの関数がありますが、最も重要な関数として挙げられるものは以下の通りです。
SUM関数
指定した範囲の数値の合計を計算する関数です。
例えば、=SUM(A1:A10)と入力することで、A1からA10までのセルに入力された数値の合計を求めることができます。
単純な合計だけでなく、シートをまたいで合計する方法を活用すると、「合計」の幅が広がります。
IF関数
指定した条件に従って、結果を表示する関数です。
例えば、=IF(A1>10,”Yes”,”No”)と入力することで、A1の値が10より大きい場合に”Yes”と表示し、そうでない場合に”No”と表示します。
例えば、書類の発行期限を設定して、それを超えているかどうかによって、表示を変えることで、書類の発行漏れ防止に使えたりできます。
応用編：SUMIF関数
AVERAGE関数
指定した範囲の数値の平均値を計算する関数です。
例えば、=AVERAGE(A1:A10)と入力することで、A1からA10までのセルに入力された数値の平均値を求めることができます。
まあ、平均を見るだけなら、いちいち数式を入れなくても大丈夫な方法もあります。
→エクセルで数式を使わないで計算する方法
VLOOKUP関数
指定した値に対応するセルの値を検索する関数です。
例えば、=VLOOKUP(A1,B1:C10,2,FALSE)と入力することで、A1の値がB列のどのセルに対応するかを検索し、その行のC列の値を返します。
お客様番号を入れると、社名や住所などが表示できるようにするなど、使う頻度は多いです。
→エクセルでお客様番号を入れたら社名や住所などを自動表示する方法 VLOOKUP関数
CONCATENATE関数
複数の文字列を結合する関数です。
例えば、=CONCATENATE(A1,” “,B1)と入力することで、A1のセルの値とB1のセルの値を半角スペースで結合し、1つの文字列として表示します。
TEXTJOIN関数を使う場合もあります。
→エクセルで別のセルの文字をつなげる方法 CONCAT TEXTJOIN関数
これらの関数をマスターすることで、基本的なデータ処理や集計などのタスクを効率的に行うことができます。
式を使用する
エクセルでは、式を使用することで複数のセルからデータを収集することができます。
これにより、同じデータを多次入力する必要がなくなり、作業時間の短縮が可能です。
複数のセルからデータを収集する方法は、次の手順で行うことができます。
取得したいデータが含まれるセル範囲を選択する
データを収集するためには、取得したいデータが含まれるセル範囲を選択します。
データを連結するための式を作成する
選択したセル範囲から、データを連結するための式を作成します。例えば、以下のように式を作成することができます。
=A1&” “&B1&” “&C1
この場合、A1, B1, C1のセルに入力されているテキストをスペースで区切って連結する式になります。
取得したいデータが含まれるセル範囲を別のシートから取得する場合
セル範囲が別のシートにある場合は、シート名を式に追加して、以下のように式を作成します。
=Sheet1!A1&” “&Sheet1!B1&” “&Sheet1!C1
この場合、Sheet1という名前のシートにあるA1, B1, C1のセルに入力されているテキストをスペースで区切って連結する式になります。
入力された式をコピーして他のセルに貼り付ける
作成した式を入力したセルを選択して、コピーし、貼り付けたいセルに貼り付けます。
これらの手順を使用することで、複数のセルからデータを収集することができます
エクセルで、別のデータを引っぱる方法は、下のリンク先でも紹介していますので、使ってみたい方は下のリンク先へどうぞ。
フォーマットを統一する
フォーマットを統一し、同じ形式を使用することで、データを簡単に閲覧することができます。
また、データを統一することで、自動的な計算を正確に行うことができます。
エクセルでフォーマットの統一をする方法については、次の手順で行うことができます。
統一したいセル範囲を選択する
フォーマットを統一したい範囲をドラッグして選択します。
フォーマットを設定する
フォーマットを統一するための設定を行います。
例えば、文字列を大文字に変換する場合は、「大文字」の書式を適用することができます。
「条件付き書式」を使用する
条件付き書式を使用して、値に応じて色分けすることで、フォーマットを統一することができます。
例えば、あるセル範囲において、金額が一定以上である場合は青色、未満である場合は赤色にすることができます。
具体的な使い方は、下のリンク先で紹介していますので、やり方を知りたい方は、下のリンク先へどうぞ。
→エクセルで入力したらセルの色が変わる方法
「スタイル」を使用する
テーブルスタイルを使用して、一括でフォーマットを統一することができます。
例えば、「青、テーブルスタイル（中間）2」のスタイルを適用することで、文字サイズや色を一括して変更することができます。
テーブルスタイルにする方法はこちら
↓↓↓
→エクセルで「表」を「テーブル」に変換して便利にする方法
「書式のコピー／貼付け」を使用する
色を塗りつぶすなどのフォーマットを設定したセルに対して、右クリックし、「書式のコピー／貼付け」を選択することで、そのフォーマットを他のセルにも適用することができます。
複数のセルで全角／半角を揃えたい場合は、置換や関数を使って揃えた方がラクです。
→エクセルで文字を検索して一気に置換する方法
→エクセルで全角と半角に一括変換して揃える方法
「プルダウン」を使用する
入力内容が「A/B/C/D」や「大人／子供」など、決まった内容ならプルダウンメニューを設定し、選ぶだけにしておくと、入力も速いし、間違いも減ります。
→エクセルで決まった文字をリストから選択して入力する方法
フォーマットを統一しておくと、変更管理にも使えます。
「この表、いつから変わったんだっけ？」をいちいち調べなくて済みます。
→エクセルで資料の変更履歴を管理する方法
これらの手順を使用することで、エクセルでフォーマットの統一を簡単に行うことができます。
フィルターを使用する
データをフィルタリングすることで、必要なデータだけを表示することができます。
これにより、手作業でのデータの検索時間を短縮することができます。
エクセルでデータをフィルタリングする方法は以下の通りです。
１．フィルターを有効にする
データをフィルタリングするには、まずフィルターを有効にする必要があります。データが含まれる範囲を選択し、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルタ]グループの[フィルタ]をクリックしてください。
２．フィルター条件を選択する
フィルターを有効にしたら、データのヘッダー行にあるフィルターボタンをクリックして、フィルター条件を選択します。
フィルター条件は、列の値を基準にして行をフィルタリングするために使用されます。
３．フィルター条件を設定する
フィルター条件を選択すると、フィルターのポップアップウィンドウが表示されます。ここで、テキストフィルター、数値フィルターなど、フィルター条件を設定することができます。
例えば、特定のテキスト、日付範囲、数値の範囲など、様々な条件を設定することができます。
４．フィルタリング結果を確認する
フィルター条件を設定したら、フィルタリング結果を確認することができます。
フィルタリング結果は、フィルターのポップアップウィンドウに表示され、条件に基づいて行がフィルタリングされます。
５．フィルターをクリアする
フィルタリングを解除する場合は、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルタ]グループの[フィルタ]をクリックし、[クリア]を選択してください。
これらの手順に従うことで、エクセルでデータをフィルタリングすることができます。
定型文を使用する
定型文を使用することで、頻繁に使用する文章を簡単に入力することができます。
これにより、手作業での文章作成時間を短縮することができます。
エクセルで定形文を使用する場合、以下の2つの方法があります。
１．オートコレクトを使用する方法
１）[ファイル]タブの[オプション]→[文章校正]→[オートコレクトのオプション]を選択します。
２）「修正文字列」、「修正後の文字列」を入力→[追加]→[OK]
３）セルに「修正文字列」を入力すると、「修正後の文字列」が表示されます。
２．セルに名前を定義する方法
１）1つのセルを選択し、[数式]バーに定形文を入力します。
２）[名前を定義]できる入力欄に、定義したい名前を入力します。
定義した名前がシート上に表示されます。
３）名前を定義した場合、セルに対して簡単に定形文を挿入できます。
別のセルをクリックし、[数式]バーに、「=定義した名前」を入力するだけです。
これらの方法で定形文を使用することができます。
選択した方法に応じて、定形文をセルに素早く入力したり、セルに対して簡単に挿入したりすることができます。
これらのヒントを使用することで、エクセルでの作業時間を効率的にすることができます。
まとめ
エクセルで仕事が速くなる方法のまとめです。
１．関数を使用する
２．式を使用する
３．フォーマットを統一する
４．フィルターを使用する
５．定型文を使用する
便利な機能を使って、エクセルでの仕事を速くしていって下さい！
そして、さっさと帰りましょう！