Excelでデータを扱う仕事をしていると、「あの情報どこだっけ？」と探す時間が、気づけば1日のかなりの割合を占めていませんか。
Ctrl＋Fで検索はできるけど、毎回ヒット箇所を行き来するのが面倒。
フィルターをかけても、条件を変えるたびに設定し直し。
ファイルが増えれば、そもそもどのExcelに入っているのか分からない──そんな経験、誰しも一度はあるはずです。
実はこの「探す時間」、Excelの検索機能を少し工夫するだけで劇的に短縮できます。
VBAを使った自動検索、関数だけで作れる検索ボックス、入力した瞬間に結果が絞り込まれる仕組み、検索結果を色で強調する方法など、知っているかどうかで作業効率に大きな差が生まれます。
このページでは、毎日の実務で「これは使える」と実感できるExcel検索テクニックを、目的別に5つの切り口でまとめました。
今より探す時間を減らしたい人、Excel作業を一段ラクにしたい人は、ぜひこのまま読み進めてみてください。
フォルダ内のExcel・PDFを一瞬で探す｜ファイル検索を自動化する方法
Excel作業で意外と時間を取られるのが、「どのファイルに入っているか分からない問題」です。
ファイル名を思い出して、フォルダを開いて、スクロールして…この作業、積み重なるとかなりのロスになります。
ここでは、フォルダ内のファイルを部分一致で検索し、Excel上に一覧表示する方法を紹介します。
検索結果はそのままExcelに表示され、ダブルクリックすればファイルを開くことも可能。
「探す → 開く」までを1画面で完結できるため、日々大量のファイルを扱う人ほど効果を実感できます。
実際に、フォルダ内のファイルをExcelから検索・一覧表示する具体的なVBAコードは、以下のページで詳しく解説しています。
▶ Excel VBAでフォルダ内のファイルを部分一致検索する方法
VBAなしでここまでできる｜関数だけで作る簡易検索ボックス
「VBAはちょっとハードルが高い…」という人でも安心してください。
Excelの関数だけでも、入力するだけで結果が絞り込まれる検索ボックスは作れます。
検索したい文字をセルに入力すると、条件に一致した行だけを別エリアに自動表示。
元データを触らずに検索結果だけを一覧できるので、
・データを壊す心配がない
・誰でも直感的に使える
というメリットがあります。
「まずは簡単に検索機能を作りたい」という場合に最適な方法です。
BAを使わず、関数だけで検索ボックスを作る具体的な手順や数式は、こちらのページで紹介しています。
▶ ExcelでVBAなしの検索ボックスを作る方法
検索結果が一目で分かる｜該当セル・行を自動でハイライト
検索しても、どこにヒットしているのか分かりにくい。
そんなストレスを解消するのが、検索結果を色で強調表示する方法です。
入力したキーワードに一致するセル、または行全体を自動でハイライトすれば、
大量のデータの中でも視線が一瞬で目的の場所に移ります。
「検索はできているのに見つけにくい」という状態から、
“見た瞬間に分かるExcel”へ進化させるテクニックです。
検索したセルや行を自動で色付けするマクロのコード例は、次のページで確認できます。
▶ Excelで検索結果を瞬時にハイライト表示する方法
文字を入れた瞬間に絞り込む｜自動検索で作業を止めない
フィルターを設定して、条件を変えて、また解除して・・・
この繰り返しが面倒に感じたことはありませんか？
ここでは、セルに文字を入力した瞬間に、条件に合う行だけを自動表示する方法を紹介します。
検索ボタンすら不要で、入力＝検索が完了するため、作業の流れを止めません。
さらに、複数キーワードを使ったAND検索・OR検索にも対応でき、
実務でありがちな「条件が多い検索」にも強いのが特徴です。
セルに文字を入力した瞬間に表を自動検索・絞り込む方法は、以下のページで詳しく解説しています。
▶ Excelで文字入力と同時に自動検索するマクロの作り方
誰でも使える検索UIを作る｜ボタン付き検索ボックスの実践例
Excelに慣れていない人にとって、Ctrl＋Fは意外と分かりにくいものです。
そこで役立つのが、ボタンを押して使える検索ボックスです。
検索方法を選べるUIを用意すれば、
・完全一致
・AND検索
・OR検索
・NOT検索
といった高度な検索も、迷わず使えるようになります。
「自分だけでなく、他の人にも使ってもらうExcel」を作るなら、
この検索UIは強力な武器になります。
ボタン付きの検索ボックスを作り、誰でも使える検索機能にする方法は、こちらのページをご覧ください。
▶ Excelで簡単に使える検索ボックスを作る方法
まとめ：検索を制する人が、Excel作業を制する
Excel作業が遅くなる原因の多くは、「探す時間」にあります。
今回紹介した検索テクニックは、どれも今日から実務に組み込めるものばかりです。
すべてを使う必要はありません。
まずは1つ、自分の業務に合った検索方法を取り入れるだけでも、
Excel作業のストレスと時間は確実に減ります。
ここで紹介した検索テクニックは、すべて個別のページで詳しく解説しています。
VBAを使う方法、関数だけでできる方法など、目的に合わせて読み進めてみてください。
あなたのExcelに合う「検索の形」が、きっと見つかります。