Outlookで仕分けルール機能を使い、メールを自動仕分けする方法

Outlook

大事なメールが見つからずに探すのに時間がかかってしまったり、見つからなくて焦ってしまったことはありませんか?

メールはすぐに確認できるように仕分けしておくといいのですが、わかっていても、「つい後回し」になってしまいますよね。

そんなときは、「Outlookで仕分けルール機能を使い、メールを自動仕分けする方法」を使えば解決します。

メールを自動で仕分けられれば、あなたの手間はグッと減ります。

見たいメールもすぐに確認できて、業務効率も上がります。

今回は 「Outlookで仕分けルール機能を使い、メールを自動仕分けする方法」 を紹介します。

Outlookで仕分けルール機能を使い、メールを自動仕分けする方法

Outlookで仕分けルール機能を使い、メールを自動仕分けする方法 です。

1.フォルダーを作る

①「受信トレイ」で右クリック→フォルダーの作成をクリックする

②フォルダー名を入力する

 ここでは「自動で仕分け-1」とします

入力後の画面

2.仕分けのルールを作る

③「ホーム」タブの「ルール」をクリック→「仕訳ルールの通知と管理」をクリックする

④「新しい仕分けルール」をクリックする

⑤「受信メッセージにルールを適用する」をクリック→「次へ」をクリックする

自動仕分けウィザードが表示される

⑥ステップ1の「[件名]に特定の文字が含まれる場合」をクリックし、ステップ2の「特定の文字」をクリックする

⑦「件名に含まれる文字」に仕分けしたいメールの件名に含まれる文字を入れて追加をクリック→OKをクリックする

 ここでは「納期」にしました

⑧「次へ」をクリックする

自動仕分けウィザードの画面に戻るので、「次へ」をクリックします

⑨ステップ1の「指定フォルダーへ移動する」をクリック→ステップ2の「指定」をクリックする

⑩「自動で仕分け-1」をクリック→「OK」をクリックする

⑪ステップ2に「自動で仕分け-1」が追加されました →「次へ」をクリックする

⑫例外がある場合はここで設定しますが、今回は例外は無しにします 「次へ」をクリックする

⑬「完了」をクリックする

⑭「適用」をクリック→「OK」をクリックする

これで件名に「納期」が含まれるメールは、「自動で仕分け-1」に自動で仕分けできるようになりました。

試しにタイトルを「納期」にしてメールを送ってみると、ちゃんと自動で仕分けできました。

まとめ

大事なメールをできるだけ速く確認するためには、Outlookで仕分けルール機能を使い、メールを自動仕分けする方法 で解決できます。

1.フォルダーを作る

①「受信トレイ」で右クリック→フォルダーの作成をクリックする

②フォルダー名を入力する

2.仕分けのルールを作る

③「ホーム」タブの「ルール」をクリック→「仕訳ルールの通知と管理」→をクリックする

④「新しい仕分けルール」をクリックする

⑤「受信メッセージにルールを適用する」をクリック→「次へ」をクリックする

⑥ステップ1の「[件名]に特定の文字が含まれる場合」をクリックし、ステップ2の「特定の文字」をクリックする

⑦「件名に含まれる文字」に仕分けしたいメールの件名に含まれる文字を入れて追加をクリック→OKをクリックする

⑧「次へ」をクリックする

⑨ステップ1の「指定フォルダーへ移動する」をクリック→ステップ2の「指定」をクリックする

⑩「自動で仕分け-1」をクリック→「OK」をクリックする

⑪ステップ2に「自動で仕分け-1」が追加されました →「次へ」をクリックする

⑫例外がある場合はここで設定しますが、今回は例外は無しにします 「次へ」をクリックする

⑬「完了」をクリックする

⑭「適用」をクリック→「OK」をクリックする

仕分けルールは、件名以外にも、メールアドレスで指定したり、本文で特定の文字が含まれているものを仕分けしたり、色々な条件設定ができます。

あなたの仕事に合わせて設定してみて下さい。

これであなたのメールの仕分けの手間や探す時間も減らし、業務効率が上がるといいですね!

その他、1か月で3000件以上のメールに対応する「Outlookで大量メールに対応するテクニック」も紹介していますので、よければ下記リンクからどうぞ。

→【メール効率化まとめ】Outlookで大量のメールに対応するテクニック16選

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