あなたは、やらなければならないことが迫ってきていることを、自動的に教えてくれたらいいのにと思ったことはありませんか?
TO DOリストで管理していても、忙しい毎日の中では、忘れてしまったり、漏れてしまったりすることがどうしても出てしまいますよね。
タスクが200とか300になってくると、なおさらです。
期限が近づいてきたら、誰かが教えてくれると、やり忘れや遅れを防止できます。
それなら期限が迫っていることを、エクセルに教えてもらいましょう!
今回は「エクセルで期限が近づいてきたら教えてくれるリストを作る方法(IF関数)」です。
エクセルで期限が近づいてきたら教えてくれるリストを作る方法 IF関数
エクセルで期限が近づいてきたら教えてくれるリストを作る方法(IF関数)です。
今回は下の画像のようなTO DOリストを想定してみます。

期限の2週間前に着手すれば、無事にタスク完了できるものとして、
2週間前になったら、D列に「着手!」と表示させたいと思います。
1.D2セルに「=IF(C2<TODAY()+14,”着手!”,” “)」を入力する

数式の意味は、もし期限(C2セル)が、今日+14日以下なら、「着手!」を表示し、そうでなければ「空欄」にする、になります。
14日のところを、「7」にすれば1週間、「30」にすれば1か月で調整できます。
「着手!」のところは、「期限」とか「○○対応日」など、仕事にあった言葉にしてみて下さい。
2.オートフィルで他のセルに数式を反映させる
今入力したセルの右下にマウスカーソルを合わせ、「+」マークが出たら、ダブルクリックします。

これで数式がコピぺされ、「着手!」の文字は出せました。

3.D列を選択して、文字色で「赤」を選択する
続いて、文字の色を赤にします。
D列を選択して、文字色で「赤」を選択する

これで「着手!」が赤色になりました。

これなら期限2週間前になったものから、「着手!」が表示されるので、リストを確認すれば、やり忘れることは防げますね!
実際の使用例
「着手!」以外にも締切を知らせてほしい場合は他にもありますよね。
一例をあげると、書類の提出日、見積書の提出日、発送依頼書の発行日、業務完了の報告日などです。
例えば、発送依頼書の場合、他部署への発送依頼書の発行が漏れてしまうと、商品が発送されないので、お客様にご迷惑をおかけしてしまいます。
ただ、会社のシステムで、発送依頼書が出ているかどうかや納期は登録されていても、発送依頼書が出ていないことを、お知らせはしてくれなかったり、1件1件確認するのが大変だったりすることもありますよね。
ですので、今回紹介した「IF関数」と、会社のシステムデータ(csv)を使って、発送依頼書が出ていないことを確認しやすくすると、漏れ防止につながります。
1.会社のシステムデータ(csv)を入手して開く →範囲選択してコピー
会社によるかと思いますが、CSVデータを入手します。
範囲選択してコピーします。

2.フォーマットを作成しておき、そこに貼り付け
発送依頼確認用のフォーマットはあらかじめ準備しておきます。
今回は、下記画像のように作成し、発送依頼確認欄に数式を入れておきました。
E2セルには、「=IF(D2<TODAY()+14,”発送依頼を発行!”,” “)」が入っています。
そこに先程コピーしたCSVデータを貼り付けます。

3.貼付けは「値の貼付け」
右クリックメニューで、「123」と書いてあるアイコンを選択して貼り付けます。

4.発送依頼が必要な項目を確認
これで発送依頼が必要なものには、E列に「発送依頼を発行!」が表示されました。
C列の発送依頼発行日が入っていないものは、納入日まで14日を切っているので、発送依頼の発行が必要です。

これを週に1回チェックすれば、発送依頼の発行が漏れていても、少なくとも1週間前には気付く事ができますよね。
これなら発送漏れは、かなり防止できます。
まとめ
エクセルで期限が近づいてきたら教えてくれるリストを作る方法(IF関数)のまとめです。
1.D2セルに「=IF(C2<TODAY()+14,”着手!”,” “)」を入力する
2.オートフィルで他のセルに数式を反映させる
3.D列を選択して、文字色で「赤」を選択する
これで少なくともTO DOリストのやり忘れはなくなりますね!
他にも、期限がある書類の発行漏れ防止などに役立てて下さい!
今回はIF関数を使って、条件に応じてセルに文字を表示させる方法を紹介しました。
別の方法で、条件に応じてセルの色を変えることもできます。
下のリンク先で、セルに入力したら色が変わる方法を紹介していますので、ご参考下さい。
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