毎日PCを使ってメールや資料など文書作成する時に
入力を格段にラクに速くする方法が単語登録です。
windowsに元々入っている機能なので、誰でも使えます。
一度登録しておけば入力スピードは体感で10倍以上速くなるのですごく便利です。
単語の追加でMicrosoft IMEに登録します。
単語以外の文章も入力できます。
単語登録を使った便利な使用例を紹介していきます。
自分の名前、メールアドレス
単語登録しておき、名前が「山田 太郎」なら、「やま」と入力して変換を押すと、「山田 太郎」が出るようにします。
普通入力だと「yamada 「変換」 tarou 「変換」」で、13回キーボードを押しますが、
単語登録すると、「yama 「変換」」で、5回押すだけです。
13回→5回 2.6倍速いです。61.5%入力負荷が減ります。
メールに2時間使っている人は、1時間以内になるってことです。
単語登録だけで劇的に改善します。
メールアドレスを登録しておくと、「やまだ」と入力して変換を押すと、「yamada.tarou@◯◯.co.jp」が出ます。
これだと2.6倍どころの騒ぎではなくなります。アルファベットは慣れてない人が入力すると超時間かかるので、節約効果が半端ないです。
さらに郵便番号、住所、電話番号まで登録しておくと、「やまだ」と入力して変換を押したときに、
「〒123-4567 北海道○○市××区△△北□西◎・・・ TEL：011-234-5678」が出ます。
あいさつ文
「いつも」→「いつもお世話になっております。◯◯（株） 山田です。」
「よろ」→「よろしくお願いします。」
「おつ」→「お疲れ様です。◯◯部 山田です」
よく使うあいさつ文も、だいぶ少ない文字入力で、文章も入力できてラクですよね！
会社名
会社名が長い場合も単語登録しておけば、一発変換でラクです。
前株か後株かも迷わなくて済みます。
「IBS」→「インターネット ビジネス サービス（株）」
「ajc」→「American Japanese company」
（架空の会社名です）
間違えやすい英語名も、もう間違えません。
株式会社、有限会社など法人名
「株式会社」とか「有限会社」とか「公益財団法人」とかも、一発入力できていいです。
「かぶ」→「株式会社」
「ゆう」→「有限会社」
「こうえき」→「公益財団法人」
「JA」→「農業協同組合」
○○法人とか、たくさんありますから、登録しておくといいです。
専門用語
仕事でよく使う、長い専門用語なども登録しておくとラク。です。
「しんてき」→「心的外傷後ストレス障害」
「でんげん」→「AC100V,1相,50/60Hz」
「pd」→「PDCAサイクル」
会社の郵便番号、住所、電話番号
会社名の頭文字、例えば「トヨタ」と入れたら、「〒○○ー○○ 愛知県・・・ TEL:○○・・・」まで表示されるように登録しておきます。
これで、毎回入力する拷問のような時間を一気に短縮できます。
取引先のメールアドレス
取引先の名前を入れたらメールアドレスに変換してくれるようにするとラクです。
登録するときに、取引先の略称で登録するとさらにラクになります。
例えば、「三菱UFJ銀行」と入れたら「〇〇〇〇@mufg.jp」になるだけでもいいですが、
「みつ」 →「変換」 →「〇〇〇〇@mufg.jp」になるとさらにラクになります。
定型文
いつも決まった決まり文句の様な文章もあらかじめ入力しておくとラクになります。
例えば、「弊社ホームページへのお問い合わせ頂きありがとうございます。今回対応させて頂く担当の〇〇と申します。頂いたお問い合わせの回答を送付させて頂きます。・・・・・・」のような定型文は、登録してしまいましょう。
「かいとう」 →「変換」 →これで上記のような文章を出せるようにしておけば、かなり時短できます。
特殊な文字など
例えば、「↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓」とか、
「——————————————-」など、入力するのがちょっと面倒な特殊な文字なども、登録しておくと楽になります。
会社や組織で使う特有なもの
会社の中で使われる特有なもので、普段は省略して使っているけど、文書にするときに正式名称で書くものなどは、略と正式と両方登録しておくと、「あれ？正式名称なんだっけ？？？」とならなくなって便利です。
「きたじ」→略だと「北ジ」。正式には「北海道事業所」
「せいぎ」→略だと「生技」。正式には「生産技術課」
「こうちょう」→略だと「工調」。正式には「工程管理調整申請書」
「ぜせい」→略だと「是正書類」。正式には「不具合是正確認・再発防止依頼書」
まとめ
単語登録を地道にしておくと、日々の入力がめっちゃ速く、ラクになります。
文書作成や大量のメール作成など、PC業務が欠かせない現代には必須の機能です。
これを活用しない手はありません。
1日3回以上使うような単語、文章、文字列は、悪いことは言わないので、さっさと登録してしまった方がいいです。
毎日の作業効率を上げて、自分のやりたいことをする時間を確保しましょう。
日々成長！
単語の追加の具体的方法は、下のリンク先で「日付を一発入力する方法を例に紹介していますので、単語登録したい方は、下のリンクからどうぞ。
→【PC入力効率化】今日の日付をYYYYMMDD形式で一発入力する方法
その他にも1か月で3000件以上のメールに対応する「Outlookで大量メールに対応するテクニック」も紹介していますので、メールに使う時間を少なくしたい方は、下のリンクからどうぞ。
→【メール効率化まとめ】Outlookで大量のメールに対応するテクニック16選
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