会社で働いていると様々な資料を作成する機会がありますよね？

社内資料、集計資料、プレゼン資料、、パワポ資料、提案資料、企画書、報告書、計画書・・・。

この資料作りが嫌いな人は多いと思います。

中々手を付けられない、完成まで時間がかかる、せっかく作ったのにダメ出しでまたゼロから作り直し、時間ギリギリ、時間切れなど、面倒がとても多いからです。

しかし、会社で働いている以上、資料作りから逃れることはできません。

それなら、資料を最速で作ればいいと思いませんか？

実は資料作りもやり方を変えるだけで、かかる時間が劇的に短くなります。

そんな最速で資料を作成する方法を紹介します。

最速でビジネス資料を作成する方法

結論から言うと、「一度ザックリでいいので、さっさと作ること」です。

最近読んだ「アウトプット大全（著：樺沢紫苑）」の本にも同様のことが書いてあり、『「30点の完成品」を、時間をかけて磨き上げる』という題目でした。同じようなことを考えられるのだなと思い、自分の考えも間違いでなかったと安心しています。

よくあるNGパターン　悲劇の始まり
OKパターン　最速で資料作成する方法
OKパターンの効果は圧倒的
まとめ

よくあるNGパターン　悲劇の始まり

例えば、社内資料を作成するときの、よくあるNGパターンです。

作成期間が10日あったとすると、100％の完成を目指します。
8日間を使い、一人で考え、資料を作成し、きれいな写真や資料、文字フォントまでそろえ、資料の原稿まで準備して、締切前日の9日目に完成させる。
10日目に上司に初めて見せる。

このパターンの人、意外と多いと思います。

でも、これだと悲劇が発生します。

ダメ出しを締切日に受ける
　　↓
①膨大なダメ出しで、やり直す時間ない
②方向性が違うと言われ、一からやり直し
③資料が不足・追加に迫られ、間に合わない

締切には間に合ったのに、完成度が足りなかったということはよくあることと思います。自分では100%の完成品を作ったはずなのに、上司から見ると70%の完成度だったということです。このギャップがやり直しを発生させる原因です。

だからこのギャップが生じないように、またはギャップが生じても素早く埋められるようにすると解決します。

OKパターン　最速で資料作成する方法

先ほどの上司と自分のギャップを埋めるために、どうするかというと、
「一度ザックリでいいので、さっさと作ること」です。

作成期間が10日あったとすると、最初の1～2日で素案を作ります。この素案はザックリでよいですが、大事なのは最後まで作ることです。

PCで打ち込む必要すらありません。
手書きでOKです。
まず最後までストーリーを作り上げることを意識します。

例えば、導入部→本論→展開→結末までを一通り作ることです。
アウトプット大全で言うところの「30点の完成品」です。

3日で上司に見せます。方向性の確認です。
4～5日で全体を作ります。「60点の完成品」です。
6日で上司に見せます。ここでまたフィードバックを受けます。
7～8日で完成です。「80点の完成品」です。

9日に上司に提出してNG箇所があっても、まだ10日があるので、修正があった場合もまだ対応可能です。修正すれば「100点の完成品」になります。
しかも2回フィードバックを受けているので、致命的な修正の発生は考えにくいでしょう。

最後のフィードバックを受けられるよう、締切前に出すことが大事です。
締切日は提出日ではありません。これ多くの人が勘違いしています。多くの人は締切日＝提出日と認識しています。

締切日を提出日より前にすることが大事です。これができている人は意外と少ないです。

OKパターンの効果は圧倒的

NGパターンと比べて、OKパターンの効果は圧倒的に大きいです。

①最初に膨大なダメ出しを受けても、対応する時間が残っている
②方向性を間違えることによる、一からのやり直しがなくなる
③途中の早い段階で資料の不足・追加に気付くため、準備する時間がある

資料作成期間が同じ10日間でも、OKパターンでは3回フィードバックを受けているので、軌道修正が速くできます。

フィードバックが1回と3回では約2倍スピードが違います。

下のようなイメージです。

また、資料を作り込んでからのフィードバックではないので、修正自体も簡単にできますし、「せっかく作ったものを直すのか！」という心理的負担も少ないです。

時間と手間をかけて、完成品のつもりで持っていったものにケチを付けられると、正直ヘコみます。またやり直しに同じ時間と手間がかかると想像してしまうからです。

しかもNGパターンでよくあるのは、自分では完成品のつもりで作っていても、周りから見る人から見ると50%の完成度だったりすることです。だからフィードバックを受けてから締め切りまでの1日で何とか完成に持っていこうとがんばりますが、60%までしか到達できません。

図のNGパターンの方は60%から100%になるのに、0日目から9日目までのペースで普通にやったらあと10日くらいかかります。

一方、OKパターンの方はどうでしょう。

フィードバックで完成度が低いので、色々指摘を受けると思います。しかし、まだ完成していないものには、いくらケチを付けられても、冷静に受け止められます。「だって完成してないもん。」と考えられるからです。
そもそも未完成なものには、何を言われても平気なものです。

そして、OKパターンの方は10日で100%まで到達しています。

結果、10日経過時点で比べてみると、NGパターンの方は60%、OKパターンの方は100%ですから、約2倍速で資料を作成できました。

ザックリ、さっさと作り、フィードバック回数を増やし、締切前に出す。
これが「最速で資料を作成する方法」です。

まとめ

最速で資料作成するで大事なのは、

①一度ザックリでいいので、さっさと作る
②方向性を都度確認し、フィードバックを受ける
③締切前に出す
この3つです。

完璧を目指して最初から完成度の高いものを上司に出し、「お前すごいな！」と言われたくなるのは、特に社会人になりたての人に多く見られる傾向です。

でも1回で完璧な仕上がりなんて、なかなかありません。
できる人は何度も細かい確認やフィードバックを繰り返しています。

PCを使ってきれいな資料、きれいな写真、きれいなレイアウトもいいですが、それらは極端に言えば資料の付属品です。

それよりも先にやるのは
①全体の構成が合っているか
②方向性が間違っていないか
③締切に間に合うかです

本流を見失わないようにして下さい。