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PCに保存したフォルダが見つからない人のための、整理しやすい、探しやすいフォルダ名の付け方

PC仕事効率化

PCにデータがたくさんありすぎて、目的のデータが見つからない!と悩んだことはありませんか?

書類を探しやすくしたり、管理しやすくするために、フォルダ名の付け方を工夫しよう。

フォルダ名のつけ方を変えるだけで、整理もしやすく、探しやすくなり、データ管理がラクになります。

フォルダ名のつけ方

フォルダ名は、

①頭に数字を付けて、

②名前から中にある書類がどんなものなのかを

簡単にわかるようにつけると管理しやすいです。

フォルダ名のつけ方の具体例

例えばこんな感じです。

01_営業計画

02_書類

03_顧客

04_営業資料

05_手配書類

06_その他

こうしておくと、数字の順に上から並びます。

よく使うフォルダを上の方に表示させることで、

画面を下のほうにスクロールする時間を節約できます。

また、新しいフォルダを作っても、フォルダ名の頭に数字があると

今までのフォルダに割り込まないので、探しやすいです。

人間はパターンで体が覚えることが多いので、

今までのフォルダの並びに別のフォルダが入るだけで、

とたんに効率が落ちます。

並び順が変わらないのは、効率が高くなります。

電卓の数字の配列が毎日変わったら、効率悪いですよね?

配列が変わらないから、見なくても数字を早く打てるわけですよね?

それと同じです。

大きなフォルダを作ったら、その各フォルダの中も同様に、

数字から始まるファイル名を付けていきます。

例えば、01_営業計画のフォルダだと、次のようになります。

01_受注、売上予定表

02_行動計画

03_個人目標

営業の短期、中期、長期の計画に関する書類を保存していきます。

02_書類のフォルダだと、こんな感じです。

 

01_原紙

02_◯◯依頼書

03_◯◯証明書

04_債権管理

会社のシステムとして必要な書類関連を入れていきます。

原紙のフォルダにはとにかく全部の原紙を入れていきます。

03_顧客なら、次のような感じです。

あ行

か行

さ行

わ行

会社としてどのように管理しているかにもよるので、

2018年

2019年

2020年

など、年ごとにまとめた方が良い場合もあります。

業務の実態に即したフォルダ名が良いと思います。

同じお客さんと継続したら取引があり、過去のデータを参照しながら

仕事を進めていくような場合は、「あ行、か行…」のように

顧客で1つのフォルダにした方が、

フォルダの行ったり来たりが少ないと思います。

04_営業資料だと、そのフォルダ内は、

01_価格表

02_商品カタログ

03_商品販売資料

04_競合資料

 

このような形になります。

 

 

05_手配書類についての例は省きますが、このようにフォルダ分けしておくと、

どの書類がどこにあるか、わかりやすいですし、

どこに保管するか、わからなくなることも少なくなります。

 

保存するときの迷う時間や探す時間を節約できます。

また、どうしても振分けできないが、すぐには捨てられないデータもあると思います。

その場合は、「06_その他」のフォルダに入れましょう。

 

ファイル名さえわかりやすく付けておけば、

後から検索すれば見つかりますし、

どうしても振分けできないようなデータを

後から必要になることは考えづらいです。

 

あまり時間をかけずに「その他のフォルダ」に

放り込んでおきましょう。

まとめ

このように「数字_フォルダ名」にすることで、ファイルを探しやすく、管理しやすくなります。

何年前のものでも、見つけやすいです。

 

探す時間を減らして、空いた時間で別のやりたいことをやりましょう。

 

 

日々成長!

フォルダの中にファイルを入れますが、ファイル名をつけるとき、YYYYMMDD形式の日付で入力するのが面倒になってくると思います。

→【PC入力効率化】今日の日付をYYYYMMDD形式で一発入力する方法はこちらからどうぞ

フォルダ名がうまく付けられたら、ファイル名もうまくつけると、さらに管理がしやすくなります。

→ファイル名のつけ方を工夫して、PCでの書類探しの時間を激減する方法はこちらのリンクからどうぞ

 

ファイルが増えてきて、大量になってしまったら、ファイルの管理にはオンラインストレージが便利です。

→「オンラインストレージでどこでも、どれでもアクセス」オンラインストレージの紹介はこちらのリンクからどうぞ

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