PCにデータがたくさんありすぎて、目的のデータが見つからない!と悩んだことはありませんか?
書類を探しやすくしたり、管理しやすくするために、フォルダ名の付け方を工夫しよう。
フォルダ名のつけ方を変えるだけで、整理もしやすく、探しやすくなり、データ管理がラクになります。
フォルダ名のつけ方
フォルダ名は、
①頭に数字を付けて、
②名前から中にある書類がどんなものなのかを
簡単にわかるようにつけると管理しやすいです。
フォルダ名のつけ方の具体例
例えばこんな感じです。
01_営業計画
02_書類
03_顧客
04_営業資料
05_手配書類
06_その他
こうしておくと、数字の順に上から並びます。
よく使うフォルダを上の方に表示させることで、
画面を下のほうにスクロールする時間を節約できます。
また、新しいフォルダを作っても、フォルダ名の頭に数字があると
今までのフォルダに割り込まないので、探しやすいです。
人間はパターンで体が覚えることが多いので、
今までのフォルダの並びに別のフォルダが入るだけで、
とたんに効率が落ちます。
並び順が変わらないのは、効率が高くなります。
電卓の数字の配列が毎日変わったら、効率悪いですよね?
配列が変わらないから、見なくても数字を早く打てるわけですよね?
それと同じです。
大きなフォルダを作ったら、その各フォルダの中も同様に、
数字から始まるファイル名を付けていきます。
例えば、01_営業計画のフォルダだと、次のようになります。
01_受注、売上予定表
02_行動計画
03_個人目標
営業の短期、中期、長期の計画に関する書類を保存していきます。
02_書類のフォルダだと、こんな感じです。
01_原紙
02_◯◯依頼書
03_◯◯証明書
04_債権管理
会社のシステムとして必要な書類関連を入れていきます。
原紙のフォルダにはとにかく全部の原紙を入れていきます。
03_顧客なら、次のような感じです。
あ行
か行
さ行
・
・
わ行
会社としてどのように管理しているかにもよるので、
2018年
2019年
2020年
など、年ごとにまとめた方が良い場合もあります。
業務の実態に即したフォルダ名が良いと思います。
同じお客さんと継続したら取引があり、過去のデータを参照しながら
仕事を進めていくような場合は、「あ行、か行…」のように
顧客で1つのフォルダにした方が、
フォルダの行ったり来たりが少ないと思います。
04_営業資料だと、そのフォルダ内は、
01_価格表
02_商品カタログ
03_商品販売資料
04_競合資料
このような形になります。
05_手配書類についての例は省きますが、このようにフォルダ分けしておくと、
どの書類がどこにあるか、わかりやすいですし、
どこに保管するか、わからなくなることも少なくなります。
保存するときの迷う時間や探す時間を節約できます。
また、どうしても振分けできないが、すぐには捨てられないデータもあると思います。
その場合は、「06_その他」のフォルダに入れましょう。
ファイル名さえわかりやすく付けておけば、
後から検索すれば見つかりますし、
どうしても振分けできないようなデータを
後から必要になることは考えづらいです。
あまり時間をかけずに「その他のフォルダ」に
放り込んでおきましょう。
まとめ
このように「数字_フォルダ名」にすることで、ファイルを探しやすく、管理しやすくなります。
何年前のものでも、見つけやすいです。
探す時間を減らして、空いた時間で別のやりたいことをやりましょう。
日々成長!
フォルダの中にファイルを入れますが、ファイル名をつけるとき、YYYYMMDD形式の日付で入力するのが面倒になってくると思います。
→【PC入力効率化】今日の日付をYYYYMMDD形式で一発入力する方法はこちらからどうぞ
フォルダ名がうまく付けられたら、ファイル名もうまくつけると、さらに管理がしやすくなります。
→ファイル名のつけ方を工夫して、PCでの書類探しの時間を激減する方法はこちらのリンクからどうぞ
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