ファイルやデータのサイズが大きくて、メールで送れずに困ったことはありませんか？
Outlookだと20MBが添付ファイル容量の上限になり、メールで送れません。
Outlookで送れない容量のデータを相手に送るには、主に2つの方法が使われます。
■大容量ファイル転送サービス
■オンラインストレージ
今回は、Outlookで送れない容量のデータを共有する、オンラインストレージを紹介します。
（大容量ファイル転送サービスについては、別のページで紹介していますので、下のリンクからどうぞ。
→「大容量ファイル転送サービス」でメールの添付ファイル容量より大きいデータを送る方法はこちらのリンクからどうぞ）
オンラインストレージは、大きいファイルを共有する以外にもメリットがあるので、使ってみたら便利さを実感できますよ！
ストレージとは
オンラインストレージの前に、ストレージの説明になります。
ストレージとは、パソコンのデータを長期間保管しておくための記憶装置のことです。代表例としては、ハードディスク、SSD、ブルーレイディスク、DVD、CDなどがあります。
それぞれに特徴や細かい規格や種類がありますが、ざっくりとした種類と概要は次の通りです。
| 名称 | 概要など | |
| 1 | HDD | ハードディスクドライブの略。比較的単価が安くて大容量の保存ができる。 |
| 2 | SSD | ソリッドステートドライブの略。読み込み、書き込みの速度が速い。 |
| 3 | BD | ブルーレイディスク。光ディスクで大容量保存できる。 |
| 4 | DVD | デジタルバーサタイルディスク。バーサタイル・Versatileは「多目的」。片面一層4.7GBの保存容量が最初に出た。 |
| 5 | CD | コンパクトディスク。650～700MB保存容量が一般的。 |
| 6 | USBメモリ | 外付けの少容量記録媒体として普及。 |
| 7 | microSDカード | サイズの小ささが特徴。スマホ、携帯電話など小型機器で使用。今では1TB保存できるものもあり。 |
| 8 | SDカード | デジカメなどの小型機器で使用。 |
| 9 | オンラインストレージ | オンライン上のデータスペースに保存。無料サービスがある。 |
パソコン本体に内蔵されているもの、外付けできるもの、ディスクに入れるもの、オンラインに保存するものなど、保存する場所はさまざまです。
それぞれの利便性を追求したり、技術革新するにつれて、進化してきました。
ここでは紹介しませんが、記録媒体の歴史をさかのぼると、口頭（人間の脳）→壁画→石板→紙→レコード→磁気テープ→磁気ディスク→光ディスク・・・と進化しています。
どの記録媒体にも一応寿命があり、徐々に寿命が長くなっており、ついには永久に保存できるガラスディスクといったものも出てきています。
オンラインストレージは、ストレージの中では比較的新しい種類になります。
技術的な話ではありませんが、「無料で使えるものがある」のは一つの大きな特徴です。
何でも無料で使える時代が進み、ストレージも無料で使えるようになっています。
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、Web上にデータ保管できるディスクスペースのことです。
インターネット経由（オンライン）でデータ保管場所（ストレージ）にアクセスします。
インターネットがつながるところなら、どこからでも使えるので、その便利さから急速に普及しています。
クラウドと言った方がわかりやすい人もいると思います。
ここから少し、クラウドとかオンラインとか、イメージがつかみづらい方向けの説明になります。
オンラインの保管場所は、自分で用意する必要がありません。
オンラインストレージサービスを利用すると、どこか遠くの巨大なデータセンターの膨大なディスクスペースを使えるようになります。データセンターは国内だったり海外だったりします。データセンターには、ハードディスク（HDD）やSSDがたくさん設置してあります。
「クラウド（雲）」と言っても、データ保管場所は雲の上ではなく、どこかのHDDやSSDで、インターネット回線でつながっています。
ただ、そのHDDやSSDが「どこ」にあるかを意識することなく、インターネットにつながれば、利用者はどこからでもデータにアクセスできる、ということです。
例えば、一人5GB無料で使えるサービスを提供している会社が、最低限で世界人口（80億人として）の50%の人が使えるようにHDDを用意していると仮定すると、40億×5GB＝200億GBのHDDが世界に置かれている計算になります。
200億GB＝0.2億TB＝2000万TBですから、2TBのHDDが1000万台です。
もちろん5GB以上のサービスを利用している組織もあります。40億人のうち上位0.1%の人が2TBのサービスを使ったと仮定すると、それだけで400万台いります。
バックアップやメンテナンス、さらにどんどん増えるデータ量に対応するので、10倍くらいの容量を見込むと、ざっくり世界で1億4,000万台くらいのHDDが動いている計算でしょうか。そしてまだまだ増え続けるストレージ・・・。
とんでもないですね。
そんな膨大なデータセンターのHDD・SSDから、自分の割り当て分をちょっとだけ使用できるのがオンラインストレージです。
例えば、巨大な物流倉庫の中にたくさんコンテナがあって、そのうちの例えば自分用の1個のコンテナを使えるのと同じです。
オンラインで借りているスペース（フォルダ）そのものを共有したり、フォルダに保管されている１つのファイルだけを共有したり権限設定できるものもあります。
仕事で共有するファイルが増えたり、関係者が多くなってくると次のような問題が起こります。
・毎回メールで最新版のファイルを送るのが面倒。
・更新が多くて、結局どれが最新版かわからない。
・デスクトップPC、モバイルPC、スマホでデータ共有し、どの端末を使っても同じデータを使いたい。
また大量のメールには大量の添付ファイルがつきものです。
ファイルが増えてくると、PCのSSDやHDDの保存容量だけでは、すぐ足りなくなってきて次のような問題が起こります。
・PCの保存容量がいっぱいで保存できない
・外付けのSSDやHDDなど、余計な荷物は持ち歩きたくない
・外付けのストレージを持っていないとき、データにアクセスできない
・microSDカードは小さいけど、落としそうで怖い
こういった悩みを一挙に解決してくれるのが、オンラインストレージです。
オンラインストレージのメリット
１．大容量データを共有できる
メールで送れない大容量データも、相手に保管場所のURLを伝えれば、アクセスしてダウンロードなどをしてもらえます。
２．インターネットが使える環境ならどこでも使える
通信環境が整っていれば、外出先でも使えます。
だから「会社に戻らないと資料が見られない」なんてこともありません。
外付けSSDやHDDを持ち歩く必要もありません。
３．最新のデータを共有できる
クラウドのデータを更新すれば、1つのファイルを他の人と共有できるので、皆が常に最新のデータを共有できます。
ファイルの編集や、コメントの共有なども1つのファイルでできるので、共有の手間が減ります。
４．コストを抑えられる
サービスとして用意されている場所を借りる形なので、自前でデータサーバーを作るより安価な場合があります。
５．使う端末を選ばない
データにアクセスできれば、使う端末は選びません。
PC、スマホ、Windows、iPhone、Macなど、どれでも使えます。
microSDカードにデータは入っているけど、スマホが対応してなくて見られない！なんてこともありません。
会社にいるときは、デスクトップPCからアクセス。
外出先では、スマホから。
出張中は、モバイルPCから。
いつもモバイルPCを持ち歩く必要がないので、身軽に移動できます。
どこでも仕事ができます。
６．データのバックアップになる
クラウドにデータを保存するので、使っているPCやスマホが壊れても、データは大丈夫。
すぐ復旧でき、いざというときでも安心です。
外付けSSDやHDDなどを落としたり、壊れたりするのを心配することもありません。
オンラインストレージのデメリット
１．大元のデータを間違って上書きしたり、消してしまったら復旧できないこともある
1つのデータを共有するので、間違って上書きしたり、削除してしまうと、復旧が大変な場合があります。
ただ、各社プランによって、例えば過去30日間前のデータまで遡り、復旧できたりします。
２．データセンターへのサイバー攻撃によるデータ漏洩や紛失
悪意のある第三者によるサイバー攻撃を受けた際、データ漏洩や紛失につながる場合があります。
３．システム的に何かが起きた場合、復旧を待つしかない
外部のシステムを使うため、何か問題が起きた場合には、ただ復旧を待つしかない場合があります。
４．インターネットがないところでは使えない
通信が届かないエリアや建物内など、インターネットがつながらないところでは使えません。
こちらはPCとクラウドで同期する機能もあり、オフラインで使えるようにできるものもあります。
５．インターネットの速度が遅い所では、ファイルを開くのに時間がかかる
インターネットが使えても、通信速度が遅い所では、ファイルを開いたり、保存したりするのに時間がかかります。
６．カスタマイズはできない
既存のサービスを使用した場合、使い勝手の面などのカスタマイズはできません。
７．容量の制限がある
サービスによって違いがあるものの、保存容量は有限です。
無料なら2～15GB。有料でも2TBなど。
外付けSSDやHDD、microSDカードなら買い足せば簡単に増やせますが、オンラインストレージだと容量が決まっていることがほとんどです。
オンラインストレージの種類
オンラインストレージには、次のようなものがあります。
１．OneDrive
２．Google Drive
３．Dropbox
４．Box
５．MEGA
６．icloud
７．Xserver Drive
無料で使えるサービスもあり、既に使っている人も多いと思います。
容量・金額・特徴を簡単に紹介します。
Onedrive
Officeソフトと相性抜群。WindowsPCを使ってるならこれ。
WindowsやOfficeなどを開発したMicrosoftのオンラインストレージサービス。
無料で5GBまで使えます。
5GBだとすぐオーバーしてしまいそうですが、100GBで224円／月のプランが使いやすいです。
100GBならかなり使え、この容量では最安。
200円程度で使えるなら負担感も少ないですよね。
100GBで足りなければ、1TB 1,274円／月の大容量プランもあり。
1TBのプランは、Office365 Personalも使えるので、普段Officeソフトを使う人なら、1TBがついでに使えてお得。
Windows PCとの相性は当然抜群です。
Office365を使うなら、1TB使える『OneDrive』
Google Drive
無料で15GB保存できるのが魅力。
Googleのオンラインストレージサービス。
無料で1アカウント15GBまで使えます。
15GBは無料で使える容量としては大容量。
有料プランも充実していて、100GB 250円／月、200GB 380円／月があります。
200GBは、かゆいところに手が届く容量です。
2TB 1,300円／月は、2TBサービスでは最安。
Androidとの相性がよく、GmailなどGoogleのサービスを使う機会の多い方におすすめ。
仕事でも個人でも使えるクラウドストレージ『Google Drive』
Dropbox
普段のPCフォルダと同じような、簡単な操作性が魅力的
Dropbox, Inc.のオンラインストレージサービス。
無料で2GBまで使えます。
有料の2TB 1,300円／月は、今回取り上げた2TBサービスで最安。Google Driveと同じ。
もっとハードに使う方は、3TB 2,400円／月があります。
通常オンラインストレージだと、ログインが必要になりますが、Dropboxはログイン不要です。
専用フォルダにファイルをドロップするだけで、自動アップロードしてくれます。
使い勝手の良さが魅力。
ソースネクストから買うと、公式サイトより9,240円もお得です。（2022年3月10日現在）
下にリンクを貼り付けておきますので、どうぞ。お得に買って下さい。
期間限定のセール情報です
→Dropbox Plus 3年版を5,200円安く買う方法
Box
無料で10GBの保存容量。有料プランなら容量無制限に。
Box社のオンラインストレージサービス。
無料で10GBまで使えます。
全米企業の売上高で上位500社の内、69%が使用している世界トップレベルのシェアを誇ります。
人気の理由は２つ。
1つ目は、セキュリティが強固、権限設定を細かくできる、ログ管理可能などがあること。
そのためか、個人向け有料プランは、100GB 1,200円／月と、他のサービスに比べるとちょっと高めの設定。
2つ目は、ビジネスプランの存在。
なんと容量無制限。そして1,710円／月。
保存容量を気にせずに使えるので、人気が出るのも当然です。
MEGA
無料枠が20GB。大容量プランが多いのが特徴
無料で20GBのストレージが使えます。
エンドツーエンド暗号化でセキュリティ機能が高いです。
（ファイルをアップロード前に暗号化し、ダウンロード後に複合化する暗号化）
有料プランも大容量のプランが多い
・Pro Lite：容量 400GB 676円／月
・Pro Ⅰ ：容量 2TB 1,353円／月
・Pro Ⅱ ：容量 8TB 2,707円／月
・Pro Ⅲ ：容量 16TB 4,061円／月
iCloud
「あらゆる種類のファイルをすべて一つの場所に。」と、Apple社が提供するオンラインストレージ。
無料で5GB使えます。
電源とWi-Fiに接続されたiOSデバイス、iPadOSデバイスなら自動的にバックアップ。大事なデータはすべて保存されて、安心です。デバイスをなくしたときも、スムーズに復元します。
iCloud+
・容量 50GB 130円／月
・容量 200GB 400円／月
・容量 2TB 1,300円／月
Xserver Drive
サーバー屋さんのストレージ。有料版を複数人で使うとコスパ良し。
エックスサーバー社のオンラインストレージサービス。
無料で2GBまで使えます。
国内トップクラスのサーバー屋さんが、得意分野を生かしたオンラインストレージを提供。
ユーザー数が無制限なので、個人利用より組織での利用に向いてます。
有料版なら、1TBを何人でも使えて、3000円／月以下なので、コスパがとても良いサービスです。
月額2,970円！圧倒的コストパフォーマンスの法人向けクラウドストレージ『Xserverドライブ』
まとめ
「Outlookで送れない容量のデータを共有するならオンラインストレージを活用」のまとめです。
１．OneDrive
２．Google Drive
３．Dropbox
４．Box
５．MEGA
６．iCloud
７．Xserver Drive
無料で気軽に使えるものから、ビジネスでも使える大容量のものまで、日々活用されているオンラインストレージ。
まだ使ったことのない方はもちろん、既に使っている方も、改めて活用してみてはいかがでしょうか。
個人利用はGoogle Drive、仕事利用はOneDriveなど、複数組み合わせて使ってもいいですよね。
ちなみに全部無料登録すれば、無料枠だけで34GB使えます。
一度全て登録してみるのも、一つの方法です。
Outlookで送れない容量のデータを共有するもう一つの方法、「大容量ファイル転送サービス」については、下のリンクで紹介しています。
→「大容量ファイル転送サービス」でメールの添付ファイル容量より大きいデータを送る方法はこちらのリンクからどうぞ
オンラインストレージを導入したら、メールでファイルを共有してみよう。
→Outlookでメールにファイルのリンクを貼る方法はこちら
ファイルが増えてくると管理が大変ですよね。
ファイル名のつけ方を工夫するだけで、管理がグッとラクになります。
→ファイル名のつけ方を工夫して、PCでの書類探しの時間を激減する方法
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