早速ですが、あなたは一日に何回メールを送りますか？
毎日の仕事で使わない日のないメールを何となく送っていませんか？
この一日の中に占める割合の多いメールをより効率的に伝える方法があります。
それは「メールのタイトルを工夫すること」です。
メールタイトルをわかりやすくする
こちらが相手に送るメールはたった一通かもしれません。
でも、相手からすれば膨大なメールの一つに過ぎません。
あなたのメールは、膨大なメールの中に埋もれてしまう可能性があります。
だから、メールのタイトルを工夫してみましょう。
たったそれだけで、メールが埋もれるのを防いでくれる効果があります。
見落としを防いでくれる効果もあります。
早く見てもらえる効果もあります。
タイトルだけで、相手に分かりやすく、伝わるようにしてみましょう。
メールタイトルのつけ方
相手に何をしてほしいのかをまず伝える
相手に何をしてほしいのかを一番に伝えましょう。
報告なのか、相談なのか、連絡なのか。
見てもらえばいいのか。
何らかの回答が欲しいのか。
会いたいのか。
返事がいるのか。
急いでいるのか。
そういったことを、メールを開かなくてもわかるようにしましょう。
それをカッコ【 】で囲います。
具体的には次のように付けます。
【確認】
【報告】
【相談】
【連絡】
【至急】
【参考】
【依頼】
【回答】
【問い合わせ】
どうでしょうか？
メールのタイトルに書いてあるだけで、何となく要件の方向性がわかりやすいですよね？
これにもう少し具体性を持たせてみます。
【日程確認】
【見積確認】
【会議報告】
【進捗報告】
【資料相談】
【日程相談】
【進捗連絡】
【日程連絡】
【見積依頼】
【同行依頼】
どうでしょうか？最初のタイトルよりもさらに内容がわかりやすくなりましたよね？
メールを受け取る側からすると、差出人と上記のタイトルだけで、要件を推測できる場合もあります。
速く返信できそうなら、他のメールよりも先に返信してもらえると思いませんか？
また、送る側から見ても、送ったメールを見返す際に探しやすくなります。
より具体的な要件を伝える
タイトルの最初に【 】で大まかな要件を伝えたら、タイトルの後により具体的な要件を加えると、わかりやすいです。
具体的には、次のように書きます。
【日程確認】○○会議 ○／○ or 、○／○
【見積確認】○○物件 A案の○○の内容について
【会議報告】○○社との打ち合わせ内容
【進捗報告】○○物件 ○○の生産状況
より具体的に書くと、見る側としては、メールを開く前に内容が推測できます。
そしてマウス等でポインターを移動しクリックしようとする動作中に回答を頭に思い浮かべます。
メールを開いた瞬間には、回答が出来上がっている可能性があります。
そうなれば、即・回答をもらえます。
こちらは速く回答をもらえ、相手は速く回答ができ、Win-Winですね！
まとめ
日々たくさんのメールが来ます。
見落としを防いだり、速く内容がわかるようにするなど、相手への気遣いをしましょう。
分かりやすく！伝わりやすく！を考えて、パッと一目でわかるように送ると喜ばれます。
メールを送る相手が、立場が上の人、忙しい人、メールが山ほど来る人であるほど、効果が高いです。
タイトルを工夫するだけで効率上がるなら、しめたものです。
メールのタイトルを工夫して、サクサク仕事を進めていきましょう！
その他にも、1か月で約3000件のメールに対応する「Outlookで大量メールに対応するテクニック」も紹介していますので、よければ下記リンクからどうぞ。
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