Outlookでメール送信前に確認する12個のチェック項目

最初に12個のチェック項目はこちらです。

チェック	番号	内容
☐	１	メールアドレスに間違いがないか
☐	２	Cc・Bccの宛先は正しいか
☐	３	添付ファイル漏れがないか
☐	４	添付ファイルが正しいか
☐	５	本文中の社名・名前・商品名など固有名詞に間違いがないか
☐	６	伝えたい内容が盛り込まれているか
☐	７	日付や金額などの数字情報に誤りがないか
☐	８	誤字・脱字はないか
☐	９	文章表現に曖昧さや問題はないか
☐	１０	難しい専門用語などを使いすぎていないか
☐	１１	リンク先のURLは正しいか、リンク先を開いてみる
☐	１２	送信前に一度読み返したか

それでは順に見ていきましょう。

チェック１：メールアドレスに間違いがないか

１．メールアドレスに間違いがないか

Outlookには、宛先欄に名前を入れると自動的に候補が表示される機能があります。

とても便利な機能ですが、苗字が同じで別会社の人の候補が表示されることもあります。

気付かないで別会社の人に送ってしまうと大変な事に・・・。

そうならないようメールアドレスに間違いがないか確認します。

チェック２：Cc・Bccの宛先は正しいか

２．Cc・Bccの宛先は正しいか

ccで複数会社、複数の人とやり取りしていて、全員返信で送る際、送ってはいけないファイルを添付して送信してしまう間違いが多いです。

例えば、代理店とエンドユーザーで商品の性能に関するやりとりをccメールで共有していたとします。

そのうち価格の話になったとき、価格情報が入った資料を代理店だけに送らなければならないのに、エンドユーザーにも送ってしまい、仕入金額と販売金額がエンドユーザーに公開されてしまった、などです。

Cc.Bccを使う際は、宛先が正しいか確認します。

送り先が毎回決まっている場合は、グループを作っておくと漏れがなくなるし、宛先入力も楽になります。
→Outlookでメールを一斉送信するメールアドレスのグループの作り方

チェック３：添付ファイル漏れがないか

３．添付ファイル漏れがないか

本文に「カタログと取扱説明書を送る」と書いてあるのに、「カタログしか添付していなかった」などがないよう、必要な添付ファイル漏れがないか確認します。

チェック４：添付ファイルが正しいか

４．添付ファイルが正しいか

正しいファイルを添付したつもりが、違うファイルを添付してしまうことのないように、添付ファイルが正しいかを確認します。

例えば、カタログを送ろうとしたのに別会社向けの見積書を添付してしまう、などを防止します。

添付ファイルを一度開いて中身を確認します。

チェック５：本文中の社名・名前・商品名など固有名詞に間違いがないか

５．本文中の社名・名前・商品名など固有名詞に間違いがないか

固有名詞は千差万別で、長い名前や変わった名前、間違えやすい名前などがあります。

よくある例だと、「渡邊」と「渡邉」などです。

本人以外はあまり気にする事がないと思ってしまうかもしれませんが、本人はよく間違われるので、「またかよ・・・」となることもあります。

固有名詞に間違いがないか確認します。

よく使う固有名詞や入力が長くなる自社の住所などは、単語登録しておくと入力が速くなります。
→長い言葉や文章も単語登録すれば、一文字入れて変換するだけで入力できて超時短！

チェック６：伝えたい内容が盛り込まれているか

６．伝えたい内容が盛り込まれているか

例えば、会議の開催についての案内を送る場合、日時、場所、議題、検討事項などがあります。

これらの伝えたい内容が盛り込まれているかを確認します。

場所なら、建屋と部屋が複数あるようでしたら、○号棟　第○会議室　のように、どの部屋で実施するかまできちんと書きます。

複数の人に送るメールで内容の記載漏れがあると、複数の人から不明点に関する折り返しの連絡依頼がきます。送った人が多ければ多いほど、問い合わせがたくさんきます。

自分が誤ったメールを送ったからだとわかっていても、たくさんメールが来るとそれだけで心理的に負担を感じてしまうものです。

余計なストレスは避けたいですよね。

チェック７：日付や金額などの数字情報に誤りがないか

７．日付や金額などの数字情報に誤りがないか

日付や金額などの数字情報に誤りがないか確認します。

数字は桁や単位を間違えやすいので気を付けます。

例えば、金額なら、100万円を1,000千円と書きたいのに、1,000円と書いてしまっていないか確認します。

今はないかもしれませんが、消費税が8%から10%に変わった時に、税率の計算を誤ってしまう方もいらっしゃいました。

普段は大丈夫でも、何かが変わったときには間違いやすいです。

チェック８：誤字・脱字はないか

８．誤字・脱字はないか

メールのタイトル、本文に誤字、脱字がないか確認します。

PCで変換した際に、うっかり操作ミスで、違う漢字で変換確定してしまうことはあります。

今この文章を作っている時も「返還確定」と変換候補が出て、一度確定してしまったのを修正しました。

あわてていたり、他のことを考えながらメールを打っていると間違えやすいです。

せっかちな性格な方も間違えやすいです。

落ち着いて確認しましょう。

チェック９：文章表現に曖昧さや問題がないか

９．文章表現に曖昧さや問題がないか

曖昧な表現がないか、文章に矛盾がないか、熟語や慣用句が適切な意味で使われているかを確認します。

曖昧な表現は嫌われます。

例えば、あなたが相手から「商品につけるオプションがAなのかBなのか、どちらがいいか」をメールで回答を求められているとき、「基本はBですが、Aと言えなくはありません」と送ったとします。

そうすると相手側は「で、Aなの？Aじゃないの？どっち？」となります。

もちろん内容によりますが、あなたが「Aと言えなくない」とした理由があるはずです。だから、答えを明確にできない場合は、条件を明確に「◯◯の時はA」とするとわかりやすくなります。

チェック１０：難しい専門用語などを使いすぎていないか

１０．難しい専門用語などを使いすぎていないか

難しい専門用語は使わないようにします。

基本は一つも使わないことです。

使ってNGではありませんが、できるだけ使わないようにします。

法律や規格など、説明するのにどうしても使わないといけないときは、用語の説明を加えましょう。

相手に内容を理解してもらえないメールは、例え内容が正しくても意味がありません。

「難しい用語を使ってる俺ってかっこいい！」って自己満足に浸っている人がたまにいますが、自分が「仕事できない人です！」って自ら証明するだけだし、何より相手に迷惑です。

→デキる人の見分け方の１つは「カタカナ言葉を使いたがるかどうか」

ただ、相手が明らかに共通認識を持っている専門用語の場合は別です。

例えば、相手が建築・設備関係の方だとして、機械の設置をする場面だとしたら、次のような文章でも理解してもらえると思います。

「X1の墨から100mmバックしたところがツラです。チリは現地で確認して下さい。その後、レーザーでレベル出したら、ケミカルアンカー打って、開口周囲バックアップ使ってシールして下さい。アングルは見込んでません」

馴染みのない人がこの文章を見たら、「何かの呪文？」ってなります。

チェック１１．リンク先のURLは正しいか、リンク先を開いてみる

１１．リンク先のURLは正しいか、リンク先を開いてみる

メールにリンクを貼るときは、試しにリンク先を開いてみて、きちんと開くか確認しましょう。

→Outlookでメールにファイルのリンクを貼る方法はこちらからどうぞ

チェック１２：送信前に一度読み返したか

１２．送信前に一度読み返したか

上記のことを実施して、送信する前に、最後にもう一度だけ読み返します。

最初から最後まで通して読むと、文章や単語に違和感を感じたり、抜け漏れに気付く事があります。

急いで依頼された内容は、急いで返信したくなりますが、一旦読んでみるだけで、間違いに気付くこともあります。

落ち着いて、読み返してみるのをおすすめします。

まとめ

「Outlookでメール送信前に確認する12個のチェック項目」です。

チェック	番号	内容
☐	１	メールアドレスに間違いがないか
☐	２	Cc・Bccの宛先は正しいか
☐	３	添付ファイル漏れがないか
☐	４	添付ファイルが正しいか
☐	５	本文中の社名・名前・商品名など固有名詞に間違いがないか
☐	６	伝えたい内容が盛り込まれているか
☐	７	日付や金額などの数字情報に誤りがないか
☐	８	誤字・脱字はないか
☐	９	文章表現に曖昧さや問題はないか
☐	１０	難しい専門用語などを使いすぎていないか
☐	１１	リンク先のURLは正しいか、リンク先を開いてみる
☐	１２	送信前に一度読み返したか