あなたは人にわかりやすく説明できず、なかなか相手に意図が伝わらないということがありませんか？
もし伝わりづらいなら、人にわかりやすく説明するにはどうしたらよいのでしょうか？
結論から言うと「相手の理解スピードには個人差があることを踏まえ、一段ずつ階段を上るように話をすること」です。
人にわかりやすく説明できれば、仕事でもプライベートでも意思疎通がうまくいきます。
相手も自分もイライラしなくなったり、間違って伝わることが少なくなり、いいことづくめです。
人にわかりやすく上手に説明できるようになれば、周りの人にも理解されやすく、仕事もスムーズになります。
ぜひ意識して頂けるといいと思います。
理解のスピードには個人差がある
人が話を理解するスピードには個人差があります。
これを踏まえておくだけでも、説明は上手になります。
どういうことかというと、人はみんな違います。だから自分と相手には基礎知識や前提知識の違いがあります。
この前提知識のズレの大きさが大きいか、小さいか、同じかを確認します。
前提知識のズレの違いによって話し方や使う言葉を変えると、うまく伝わるようになります。
例えば、学者同士の会話と、学者と一般人の会話では、学術的な話をするときの前提知識が違います。
学者同士の会話では、難しい専門用語を使って話しても、お互い専門用語の意味がわかっている前提なので、スムーズに会話が進むでしょう。
むしろ専門用語の内容をいちいち説明してると「そんなのわかってるわ！バカにすんな！」と相手に怒られます。
話をスムーズに進めるために、お互いに知っていることが前提の専門用語は使っていきましょう。
一方で学者と一般人の会話では、一般人が専門用語を理解できない場合があります。
学者に専門用語をバンバン使われて説明されても、一般人にはチンプンカンプンです。
だから専門用語の説明をしてから専門用語を使うとか、専門用語を使わない言葉で会話をすることが必要になります。
学者が専門用語ばかり使って説明すると「自分は頭がいいんだぞ！」と偉そうに見えてしまい、誰も話を聞いてくれなくなります。
頭がいい人は相手が素人だとしても、わかりやすい言葉で説明してくれるものです。
これは学者と一般人以外にも当てはまります。
大人と大人でも務めている会社の業種が違うと、それぞれの業種での常識が違うので、同じ業種では常識でも違う業種では常識でなかったります。
同じ業種でも会社の規模が違うと、それぞれの会社での常識が違います。
常識が同じところもあれば、違うところもあります。
この常識、前提知識の違いが人の理解のスピードの差を生みます。
だから説明するときは、相手がどこまでの前提知識を持っているか、どの専門用語は使って良くて、どの専門用語は使ってはいけないのかを見極めて話をすると、相手に伝わりやすい説明になります。
階段を一段ずつ上がるように説明する
先のように、人それぞれに違った常識を持っていますので、皆に同じように話を理解してもらうには、階段を一段ずつ上がるように説明するとわかりやすいです。
話を理解するのが早い人は、説明の間の話をある程度飛ばしても話が通じます。
学者さんに対しては、こちらが話があまりうまくなくて、言葉足らずで話しても内容を理解してもらえることがあります。
学者さんの場合は、こちらの話に欠落があったり、うまく表現できていないものがあっても、その圧倒的な理解力と想像力で勝手に補ってもらっているので、理解してもらえます。
相手がすごいということです。
一方で大多数の一般人に対しては、言葉が足りなかったり、説明のステップを飛ばした場合、全く理解してもらえないことがあります。
一般人の場合は、こちらが話した通りに理解しようとするので、話の間が飛ぶと話のつながりが途切れてしまったり、理解できなかったりするのです。
例えば、「最近は以前より円安になっているから、日本の輸出企業が有利になります」というコメントがあったとします。
当たり前のように知っている人は「そうですね」と返すでしょう。
でも知らない人からすると「なぜ円安だと日本の輸出企業が有利になるの？？？」と受け止めます。
円安と日本企業の輸出の間の話が抜けていて、すぐ理解できない場合があります。
だから説明としては、ステップが必要です。
例えば、1ドル＝100円だったものが、円安で1ドル=120円になった場合の説明です。
１．円安はドルに対する円の価値が下がる状態を言います
２．円の価値が下がるということは、1ドルで買える円の量が増えるということです
３．例えば1ドルで100円のものしか買えなかったのに、円安だと120円のものが買えます
４．同じドルで買えるものが増えるから、外国にとっては日本のものが安く買えることになります
５．つまり日本の輸出企業が有利になります
このように円安と日本の輸出企業が有利の間には、話がいくつか隠れているのです。
でもステップを踏むと理解しやすかったと思います。
こうやって皆に同じように話を理解してもらうには、ステップを踏んであげて、階段を一段ずつ上がるように説明するとわかりやすくなります。
まとめ
人にわかりやすく上手に説明するためには、2つのことを意識すると良いです。
１．理解のスピードには個人差があることを踏まえておき、相手に応じた用語を使って説明する。
２．話を飛ばさずに、階段を一段ずつ上がるように説明する。
これを意識して相手から「わかりやすい！」と言われましょう！
コメント