あなたはお客さんからの注文書をすぐに取り出せなくて、探すのに手間取ったことはありませんか？
昔の書類は特にそうですが、きちんと整理されていないと、探し出すのに結構時間を取られます。
今は電子保存と思いますので、探す苦労はかなり減ったと思いますが、まだまだ電子化が進んでいない会社さんもあるようです。
それではこの注文書の保存をどうしたらよいのか？
結論から簡単に言うと、注文書の保存の仕方は、「PDFで保存し、ファイル名をわかりやすくつける」です。
過去に実際にお客さんが困った事例
以前こんなことがありました。
あるクライアントから電話がありました。
過去に納入した製品のメンテナンスや更新をお勧めしようと思い、過去の納入実績から機械の品名や型式を特定しようと思ったそうです。
その時、注文書から追いかけて実績を調べようとしたら、過去に客先から頂いた注文書が探し出せないとのことでした。
一瞬、私は言っている意味が理解できませんでした。
当時の私は、注文書なんてお客さんの名前で検索すればすぐ呼び出せるだろうと思ったからです。
よく話を聞いてみると、注文書は自社の注文書番号のみで管理しているようです。だから客先名では検索できないとのことでした。
他の書類について尋ねると、見積書も自社の見積番号のみで管理しているようでした。ただ、見積書はお客さんごとにファイルを作ってあり、それを見れば見積関係の書類は探し出せるようです。
このように保管した書類を探し出せずに苦労されている方が多いようです。
次の方法で保存をしてみることをおすすめします。
注文書の保存の仕方はファイル名を工夫する
今は会社のシステムに保存される場合も多いかと思います。
もしそうでなく紙で保管しているなら、まずはPDFデータで保存しましょう。
もちろん会社の管理で紙保存をすることになっているのなら、それはそれでもいいです。
でも後から検索したり、内容を見るだけなら、紙である必要はありません。
電子データの方が圧倒的に有利です。
普段は電子データを利用しましょう。
スキャナー保存が面倒かもしれませんが、スキャンしてしまえば、その後は便利に使えます。
PDF化は基本です。
次に、注文書をPDFで保存したら、ファイル名のつけ方をルール化をしましょう。
ファイル名に最低でも次の情報を入れておくようにルール化しておくと、探し出しやすいです。
・自社の注文番号
・客先名
・品名や型式や物件名（取扱商品によるが他と区別の必要なもの）
・日付
上記を踏まえたファイル名の例は次の通りです。
「ABC-14325_（株）○○商事_機械DEFG_20050623」
・ABC-14325 → 自社の注文番号
・（株）○○商事 → 客先名
・機械DEFG →品名
・20050623 → 2005年6月23日
それぞれの項目は「_（アンダーバー）」で区切っています。
ファイル名をルール化したときのメリット１：時系列で追いかけやすい
上のようなファイル名にしておき、一つのフォルダ内に保存すると、自社の注文番号の順に並びます。
時系列でも追いかけやすいです。
ファイル名をルール化したときのメリット２：検索しやすい
ファイル名に必要な情報が入っていると、windowsの標準の検索機能で簡単に検索できます。
お客さんの名前で検索すれば、そのお客さんのファイルのみ表示できます。
自社の注文番号で検索すれば、その注文番号を表示できます。
まとめ
お客さんからの注文書の保存は、次のようにしましょう。
１．PDF化する
２．ファイル名のつけ方をルール化する
・時系列に表示できます
・検索しやすくなります
この方法なら、追加でソフトを購入する等の費用はかかりません。
もしスキャナーを持ってなければ、買って下さい！
すぐ実践できます。
注文書の保存の仕方を工夫して、効率的に仕事を進めていきましょう！
ファイル名をつけるときの名前付けで日付入力が面倒ではないですか？
→【PC入力効率化】今日の日付をYYYYMMDD形式で一発入力する方法は下のリンクからどうぞ
注文書に関わらず、書類を共有するならオンラインストレージが便利です
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