あなたは誰かに仕事を依頼し、できあがったものを見たら、自分のイメージと違うものができあがっていたことはありませんか？また、依頼自体が伝わっていなかったり、伝わっていてもやってくれていなかったりしたことはありませんか？
これを防ぐためにはどうしたらよいのでしょうか？
結論から簡単に言うと「密に連絡を取り、都度確認し合う」です。
仕事の依頼をきちんと伝える
情報を正しく伝えるのは意外と難しいものです。
あなたも子供の時に伝言ゲームをやったことがあると思います。
簡単な言葉でも、伝言ゲームをすると間違えます。
仕事の場合は、簡単な言葉でないことの方が多いので、伝言すると余計間違えやすいです。
せっかくやったのに、やり直しが発生したらお互いに損ですよね？
とてもテンションが下がります。
だから相手に正確に依頼事項を伝えるには、とても気を遣う必要があります。
・仕事がきちんと依頼できているか？
・仕事の内容が間違って伝わっていないか？
・お互いが同じ完成形をイメージできているか？
この確認は、FAXを送り、メールを送り、電話をして、直接会って話して、確認し合います。
そんなにやらなければいけないの？？？と思いますか？
実際、これくらいやらないと正確に伝わらないと思った方がいいです。
依頼と違うものができあがる原因は、たいていやり取りのどこかを省いてしまったり、確認が不足していることがほとんどです。
楽をしようとして確認しないことがほとんどです。
・FAXを送りっぱなしはダメ
・メールを送りっぱなしはダメ
・電話しっぱなしではダメ
どれか一つだけやってもダメだし、やりっぱなしでもダメです。
きちんと伝わったかを確認する必要があります。
途中経過を確認する
途中経過を必ず確認しましょう。
依頼したときにはきちんと伝わったかもしれません。
しかし、やっている最中に違う方向に進んでいってしまう可能性もあります。
確認すれば、途中で方向性がずれても軌道修正できます。
途中経過の確認は必ずしましょう。
出来上がったものを確認する
出来上がったものを実際に見て、初めて仕事は完了します。
きちんと依頼した内容のものができているかを確認します。
お互い確認したイメージ通りになっているかを確認します。
出来上がったものの中身を見ないで、誰かにそれを提出していはいけません。
「できているだろう」と思い込まず、出来上がったものを確認しましょう。
出来上がったものを確認するまでが仕事です。
まとめ：ドラッカーも同じことを言っていた
誰かに何かを依頼するのは難しく、依頼してもそれを決めた通りにやってもらうのも難しいこと。
ドラッカーさんも同じことを言っていました。
アメリカ軍では、決定を行った者が自分で出かけて確かめることが唯一の信頼できるフィードバックであることを知っている。
コミュニケーションがあてにならないことを知っている。
「経営者の条件」P.F.ドラッカー
あなたが仕事で相手に何かを伝えて実行してもらうには、簡単に済ませることはできないことを心に留めておきましょう。
FAXを送り、メールを送り、電話をして、直接会って、途中経過を確認して、出来上がったものを実際に見て、初めて仕事は完了します。
あなたの仕事がうまくいくよう役に立てば幸いです。
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