「あのファイルどこだっけ～？」という経験は誰でもあると思います。
ファイルが増えてくると、ごちゃごちゃしてしまって中々ファイルが見つからない！と悩んだことはありませんか？
PCに保存するファイル名やフォルダ名のつけ方を工夫するだけで、書類を探しやすくしたり、管理しやすくなります。
ファイル名、フォルダ名のつけ方
ファイル名、フォルダ名のつけ方の基本は、2通りです。
①日付＋ファイル名
②ファイル名+日付
このとき日付はYYYYMMDD形式で入力することです。
YYYYMMDD形式とは、2020年1月1日なら「20200101」とする形式です。
YYYY→2020
MM→01
DD→01 です。
【①の例】
20200101_正月の目標
20200102_正月の目標を実践した
20200527_見積依頼
実際のフォルダに保存されると、このような形になります。
名前の付け方で意識するのは、①順番に並ぶこと ②検索に引っ掛かりやすくすることです。
例えば、「20200527_見積依頼」だと、2020年5月27日の見積依頼ということがわかります。
同じように名前をつけていくと、ファイルが時系列に並びます。
フォルダを開いたとき、日付順に表示されて見やすいです。
例えば半年後にお客さんから問合せがあった場合、「いつ」問い合わせがあったかがわかれば、PCの検索機能ですぐにヒットします。
また、目で追いかけても見つけやすいです。
大体5月とわかるだけでも、「202005」で検索すれば、かなりファイルを絞り込めます。
【②の例】
工程管理表_20200527
納期回答_20200529
不足品_20200603
こちらも実際に保存すると、このようになります。
②の例だと、「工程管理表_20200527」としておけば、いつ保存したものかがすぐわかるし、①と同様に検索にも引っ掛けやすいです。
毎週更新するファイルなら、保存してあるフォルダを開くと、ファイル名優先で時系列に並ぶので探しやすいです。
こんな感じです。
工程管理表_20200520
工程管理表_20200527
工程管理表_20200603
こちらもフォルダに保存すると、こうなります。
名前の付け方の使い分け
①と②の使い分けは、
①時系列が大事か
②ファイルの種類が大事か で使い分けます。
色々な種類のファイルを時系列で表示させたい場合は①を使います。
ファイルの種類は同じで中身だけが変わるような場合は②を使います。
ちなみにワード、エクセル、パワーポイント、写真データなど、ファイル形式は問いません。
全てのファイルが名前順に並びます。
ファイル名をいちいち付けるのは面倒と思いますが、名前を入力するのは数秒でできます。
それに比べて、整理されていないファイルを探すのは数十分かかることもあります。
スキャナで取り込んだデータのファイル名は、20200527103057 （2020年5月27日10時30分57秒）など数字の羅列です。
これが大量に並んだフォルダから目的のファイルを記憶を頼りに探し出すのは容易ではありません。
ファイル名を付けるのに、2秒の手間をかければ、すぐに元が取れます。
ファイル名のつけ方の応用
先程の①②の基本の名前の付け方以外に応用として、ファイル名に、「ファイルの中身や番号」をつけておくと、より検索しやすいです。
①なら、20200527_見積依頼_○○○ のように◯◯◯には、商品名、物件名、工事名、相手の名前などを入れておくと、ファイルを開かなくても中身が推測できます。
②なら、「工程管理表_20200527_◯◯◯」のように◯◯◯には、自社の管理番号、相手方の管理番号、案件名などを入れておくと、検索したときに絞り込みしやすくなります。
まとめ
PCファイルのファイル名のつけ方のまとめです。
基本は2種類
①日付＋ファイル名 時系列が重要な場合
②ファイル名+日付 ファイル名が重要な場合
余裕があれば、ファイルの中身の情報も記入しましょう。
そうすることで検索で引っ掛かりやすくなります。
ファイル名を工夫して、探す時間を極力少なくし、他のことに使う時間を増やしましょう。
日々成長！
ファイル名をつけるとき、YYYYMMDD形式の日付入力が面倒になってくると思います。
→【PC入力効率化】今日の日付をYYYYMMDD形式で一発入力する方法はこちらからどうぞ
個別のファイル名だけでなく、フォルダ名もつけ方を工夫すると、管理がしやすくなります。
→PCに保存したフォルダが見つからない人のための、整理しやすい、探しやすいフォルダ名の付け方はこちらのリンクからどうぞ
ファイル名とフォルダ名のつけ方を実際の書類管理でどう使うのか？
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撮りためた写真データなど、フォルダの中のファイルに連番を付けて、一気にリネームしたいとき、ありませんか？
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