あなたはiPadでフリーボードを使っているとき、A4サイズのフォーマットを作って、手書きで書き込みしたいと思った事はありませんか？
フリーボードは便利ですが、たくさん書け過ぎるので、A4サイズを大幅にオーバーしたりするんですよね。
そうするとPDFで共有した際、ページレイアウトが変になったり、プリントアウトして共有するときに文字が小さすぎたり、逆に大きすぎたりして不便なことがあります。
A4サイズを意識しながら書くのも面倒です。
何だかんだ言って、A4サイズの範囲がわかってて、その範囲内で書けると使いやすいですよね。
だからフリーボードA4サイズのフォーマットを用意しておけば、PDFにしたときのサイズを意識しなくてもよくなります。
今回は「【iPad】フリーボードにA4サイズのフォーマットを作ってペンで書き込みする方法」を紹介します。
フリーボードにA4サイズのフォーマットを作ってペンで書き込みする方法
フリーボードにA4サイズのフォーマットを作ってペンで書き込みする方法です。
１．A4サイズのフォーマットを準備
今回はエクセルで業務報告書をA4サイズフォーマットで作りました。
普段使っているエクセルフォーマットがある方は、それを使ったらいいと思います。
２．PDF化
エクセルフォーマットをPDF化します。
３．iPadにファイル共有
ここではDropboxでPDFデータを共有しました。
メールでiPadに送ってあげても大丈夫です。
４．「業務」のフォルダに入れる
ここでは「業務」のフォルダに入れました。
５．iPadで確認
PDFで保存されています。
６．「フリーボード」を開く →写真のアイコンをタップ
続いてフリーボードを開いて、写真挿入のアイコンをタップします。
７．「挿入元」をタップ
８．Dropboxのフォルダから「業務報告書」のファイルをタップ
先程保存したPDFフォーマットをタップします。
開きます。
９．PDFフォーマットが貼り付けされた
１０．四隅の青丸を押しながらスライド →A4サイズに合わせる
青丸を押しながらスライドさせると拡大／縮小できるので、A4サイズの幅21cm×高さ29.7cmに合わせます。
ちなみに、フォーマットがA3だったら、幅29.7cm 高さ42cmに合わせます。
同様に、ノートサイズのB5だったら、幅18.2cm 高さ25.7cmに合わせます。
１１．サイズが大きくなる
サイズが大きくなりました。
１２．一回戻る
早速書き込みしたいところですが、一回画面を戻ります。
１３．「選択」 →「業務報告書の原紙」をタップ →「複製」 →「コピー」を使う
PDFフォーマットを貼り付けたファイルを原紙として残しておき、書き込みにはコピーを使います。
そのためコピーを作っておきます。
１４．コピーを開いたら、書き込み開始
マークアップのアイコンをタップして書き込みます。
１５．書き込む
ここではわかりやすいように、青文字で記入しました。
１６．書き込み終了 →PDFで共有
一通り書き込みが済んだら、PDFで共有します。
「PDFとして書き出す」をタップ
ここではDropboxで共有。
メールで送ることもできます。
１７．PDFで開いてみる
PDFで開くとこんな感じです。
ちゃんとA4サイズですよね。
これなら画面でも、印刷しても、わかりやすいサイズです。
A4サイズの枠付き白紙のフォーマット使用例
次にA4サイズの枠付き白紙のフォーマット使用例です。
フリーボードはどこまでも書けるのがいいのに、枠が無いから書きづらいなんて、わがままな感じですよね。
でもA4サイズがどこかわかっていると、書きやすいし、後々印刷する場面があっても、きれいに印刷できるので見やすいです。
ここではA4サイズの枠付き白紙のフォーマット使用例を紹介しておきます。
１．エクセルで白紙の枠付きフォーマットを用意
まずは、エクセルで白紙の枠付きフォーマットを用意し、PDF化します。
罫線で太枠を書き、余白を目一杯少なくして、PDF化しました。
２．フリーボードにPDFを貼付ける
先程の要領で、ファイル共有などして、PDFをフリーボードに貼り付け、A4サイズに調整します。
３．書き込む
こうするだけで、A4サイズの枠ができるので、書き込みしやすくなります。
４．複数ページにするときは、枠をコピーする
枠を増やして複数ページにしたいときは、枠を選んで、コピーアイコンをタップするとコピーできます。
赤枠部のようにコピーできました。
枠を移動して、2ページ目、3ページ目を作っていきます。
下は3ページにしたところです。
５．書き終えたらPDF化して、共有する
色々書いたら、PCと共有するのにPDF化します。
６．縦長のPDFで共有できた
3ページ分が1ページとして、縦長のPDFとして保存できました。
これでPCとの共有は完了です。
縦長のPDFをA4サイズ×複数ページに分割する方法
PDFのままなら縦長の1ページでも問題ありませんが、紙に印刷するときや、ページをジャンプしたいときなどは、ページが分割されている方が都合がいいです。
ここでは縦長のPDFページを複数に分割する方法を紹介します。
１．縦長のページをA4×3ページに印刷するときは、「ポスター」→「倍率」→「大きいページのみを分割」にチェックを入れる→「印刷」をクリック
縦長のPDFを複数ページに分割したい場合の方法です。
①「ポスター」をクリック
②「倍率」を適宜設定。右側のプレビューを点線部を見て、うまく切れる所に倍率を調整します。
③「大きいページのみを分割」にチェックを入れます。
④「印刷」をクリックする。
２．うまく分割できた
各ページの区切りがうまくできました。
ページ分割しておくと、紙に印刷するときや、次のページに飛ぶときにも、楽になりますよね。
まとめ
フリーボードにA4サイズのフォーマットを作ってペンで書き込みする方法のまとめです。
１．A4サイズのフォーマットを準備
２．PDF化
３．iPadにファイル共有
４．「業務」のフォルダに入れる
５．iPadで確認
６．「フリーボード」を開く →写真のアイコンをタップ
７．「挿入元」をタップ
８．Dropboxのフォルダから「業務報告書」のファイルをタップ
９．PDFフォーマットが貼り付けされた
１０．四隅の青丸を押しながらスライド →A4サイズに合わせる
１１．サイズが大きくなる
１２．一回戻る
１３．「選択」 →「業務報告書の原紙」をタップ →「複製」 →「コピー」を使う
１４．コピーを開いたら、書き込み開始
１５．書き込む
１６．書き込み終了 →PDFで共有
これでフリーボードの無限に書ける機能とA4サイズに限定した書き込みを両立できました。
業務報告書以外にも、日報、議事録、提案書、依頼書など、定型業務にも活用できます。
Dropboxに他の資料を保存しておけば、Split Veiwで画面を2分割し、データを見ながら書き込みなどもできて、仕事がしやすくなりますよね。
もちろんA3サイズのフォーマットにも活用できます。
A4サイズの枠だけを作って、A4サイズのフリーボードを活用すれば、簡単なメモ帳やノート代わりにもなるので、便利に活用できます。
縦長のPDFを複数ページに分割する方法も使えると、印刷や資料を探すときにも便利になります。
iPadを有効活用して、仕事をサクサク進めて行きましょう！
【サンプル：A4枠、A3枠】
参考にA4枠、A3枠をダウンロードして使ってみてはいかがでしょうか？
他のフォーマットも紹介していますので、参考にしてみて下さい。
→【iPad】白紙のPDFや写真をフォーマットにして活用する方法
ファイル共有や保存にはDropboxが便利です。
まだ使ったことの無い方は、使ってみてはいかがでしょうか。
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